Saltear al contenido principal

Repetir texto automáticamente en Word. Con marcadores y referencias cruzadas.

En muchos tipos de documentos necesitamos repetir la misma información, varias veces. Imaginad un contrato o un formulario, donde datos como el nombre, domicilio, documento nacional de identidad u otros se repiten varias veces. Solo hay que escribirlos una vez, Word se encarga, por nosotros, de repetirlo las veces que necesitemos. También es útil porque para el mismo tipo de documento, estos datos cambian de un documento a otro, pero siempre están en la misma posición. Así todos los contratos necesitan los mismos datos en idénticos lugares, pero estos datos cambian con cada contrato. Word puede Repetir texto automáticamente, con marcadores y referencias cruzadas, ahorrándonos mucho tiempo y trabajos

Son varios los métodos de hacerlo, algunos necesitan programación en VBA y todos se basan en la utilización de Campos y Marcadores, bien sea directa o indirectamente.

Pretendo hablar de varios de ellos en este blog y hoy me referiré al más sencillo de todos.

Escribimos el texto que queremos repetir, lo seleccionamos y le ponemos un Marcador, desde Insertar > Vínculos > Marcador. En el cuadro de diálogo Marcador, lo llamamos Nombre, por ejemplo.

El cuadro de diálogo Marcador con uno nuevo llamado nombre

El cuadro de diálogo marcador. En este caso el texto seleccionado es un nombre y lo vamos a repetir en otros lugares del documento

Vamos al lugar donde queremos repetir el texto e Insertar > Vínculos > Referencia cruzada. En el cuadro de diálogo Referencia cruzada, en Tipo:, seleccionamos Marcador y en Referencia a: Texto del marcador. Repetimos las veces que necesitemos para el resto de datos y ya está.

referencias-cruzadas. El cuadro de diálogo Referencia cruzada con el marcador Nombre para insertar

El cuadro de diálogo Referencia cruzada con el marcador Nombre para insertar

Conociendo ya, como conocemos, el funcionamiento de los campos, el último paso de insertar la Referencia cruzada, se puede hacer directamente, presionando Ctrl+F9 y escribiendo REF Nombre o, incluso, directamente el nombre del marcador, sin necesidad de escribir el nombre del campo REF. Es decir Ctrl+F9 y escribimos entre los corchetes del campo Nombre. Salimos del campo y con F9 se actualiza.

referencias-cruzadas. Ejempo del campo REF con el marcador Nombre

Ejempo del campo REF con el marcador Nombre. En primer lugar se ve el marcador. Después las dos formas de introducir directamente el campo REF y , por último, el resultado.

En una próxima entrada mostraré cómo crear documentos automáticamente utilizando estas técnicas.

Las entradas de Autocorrección, también son una manera de escribir textos largos que usamos frecuentemente, de una forma rápida.

Desde su publicación, esta es la entrada más visitada del blog. Esto me ha llevado a continuar con este tema, de tanto interés para la mejora de la eficiencia y aumento de la productividad, objetivos fundamentales de Office y de este blog:

A mi hijo José Domingo y a su novia Annemarie, con retraso, por su compromiso de boda.

Espero que te guste y sea útil. Si es así sigue el blog y compártelo con tus contactos, así como comentarios y sugerencias para nuevos temas.

También puedes seguir el Curso avanzado de Word en mi canal de Youtube

Esta entrada tiene 31 comentarios
  1. Gracias Paco, por usar mi blog para preguntar tus dudas.
    F9 actualiza lo que está seleccionado, de modo que si primero haces Ctrl+E (seleccionar todo) y después F9, se actualizarán todos los campos del documento a la vez.
    Espero haberla resuelto y que sigas contando con wordexperto.com para las futuras.
    Gracias

    1. Gracias José Luis, por utilizar mi blog para resolver tus dudas.
      Esta funcionalidad ha desaparecido en las últimas versiones de Word. En concreto desde 2010.
      Puedes utilizar Propiedades del documento y, sobre todo, Panel de navegación y vista esquema para ver la estructura del documento, pero no un resumen.

  2. Buenas tardes Pepe,
    Necesitaría tu ayuda para solucionar un problema en Word.
    Mi problema es el siguiente,
    Necesito que en un libro de word y dentro de un cuadro de texto, el cliente cuando ponga una referencia de un articulo, automáticamente esa misma referencia lo ponga también en otro cuadro de texto dentro de un encabezado.
    El tema es, que el cliente no controla Word, por lo cuál, es necesario que se actualice solo, es decir, quizá a través de un botón de macro o algo, de tal forma, que él, no tenga que ir a menús ni nada dentro del programa.

    No sé si me comprende lo que necesito realizar.

    gracias.

    1. Hola Ángeles:
      Encantado de que uses mi blog para solucionar tus dudas y problemas con Word.
      Si tus cliente no tienen gran conocimiento de Word, debes facilitarles la tarea.
      En esta entrada explico cómo repetir el texto en otros lugares del documento. Otro cuadro de texto, aunque no veo la necesidad de que lo uses, sería mejor una tabla sin bordes, en el encabezado. En esta otra explico cómo insertar un campo Fillin para que el cliente introduzca el dato que después repetirás en el encabezado.
      Si tienes problemas para implementarlo, me subes un documento al correo, está en el menú de la derecha, abajo e intentaré solucionarlo.
      Gracias, de nuevo.

  3. Hola Pepe,
    Si quiero cambiar el campo me pone error en el hipervinculo, es decir si pongo BLANCO y quiero cambiarlo a NEGRO, Modifico el campo y al actualizar el hipervinculo me da error, Hay algún modo de solucionarlo. Necesitaría un CAMPO o alguna opción de Word que pueda ser editable y al actualizar el documento se actualice en todos los hipervinculos.
    Muchas gracias.

  4. Hola Fernando:
    Encantado de que utilices mi blog para resolver tus dudas con Word.
    Si sigues los pasos que describo en esta entrada, es la solución.
    Primero escribes blanco. Insertas todas las referencias cruzadas que necesites y te repite blanco en todas.
    Si quieres cambiar a negro, solo tienes que editar el marcador, donde por primera vez pusiste negro, ahora escribes blanco, con cuidado de no eliminar el marcador. Ya está, seleccionas todo y f9 para actualizar. Ahora pondrá en todas partes negro.
    El problema puede estar en que al cambiar, en el texto con el marcador de blanco a negro, eliminas el marcador. Asegúrate de tenerlos siempre visibles. Escribe negro y después suprime blanco, si no queda texto dentro del marcador, se elimina automáticamente.
    Cuenta cómo te va.

  5. Qué tal Pepe,
    Antes que nada me gustaría agradecerte por tu blog, ya que me ha ayudado bastante. Sin embargo, aún me falta mucho por aprender, y , en fin, quisiera saber si pudieras orientarme un poco, me explico: Dentro del servicio social me encargaron hacer una plantilla para contratos, pero me piden que al haber varios campos (Nombres de Empresas, fechas, Folios, Vigencias, etc.) que se repiten dentro del mismo documento, con escribirlos una vez se vayan llenando automáticamente. No soy un experto, pero hice la plantilla con controles de contenido de texto, para que se les facilite y sepan “dónde y qué escribir”, pero no puedo hacer que se “vinculen” dichos cuadros de texto con las referencias cruzadas, o que aparezcan después, en el mismo documento, las veces que se tiene que repetir… Espero puedas ayudarme

    Gracias de antemano, recibe un fuerte abrazo!

  6. Excelente Blog, tengo una duda que espero me puedas orientar, para el caso en el que se necesite actualizar la misma información en varios documentos es posible realizar esto mediante el uso de marcadores ?

    Agradezco de antemano la atención.

    Saludos.

    1. Gracias Antonio por usar mi blog. Me alegro de que le encuentres utilidad.
      No puedes usar un marcador para varios documentos. Aunque si se puede hacer referencia en un documento a un marcador en otro documento. como sería el caso de poner un vínculo en un documento a un determinado lugar de otro documento. Pero usar el mismo marcador en dos documentos no se puede.
      Para lo que, entiendo que tu deseas, hay que utilizar plantillas, como describo en Crear documentos automáticamente con MS Word, de modo que hagas documentos, de cada tipo, personalizados automáticamente.
      Otra posibilidad, dependiendo de lo que quieras hacer, sería la combinación de correspondencia.
      Gracias, de nuevo, y espero seguir contando con tus comentarios.

  7. no puedo editar un archivo word que era archivo pdf, me aparesen cuadro de dialogo en algunas partes del documento que es una tabla de base de datos,quiero escribir en un cuadro de la tabla y no se puede el cursor cambia de lugar

  8. Hola Pepe,

    Estoy usando los marcadores, pero cada vez que cambio la información del marcador, en donde lo inserte genera un error.

    Que me recomiendas hacer?

    1. En la entrada lo cuento. Esto te ocurre porque al editar borras el marcador. Tienes que hacerlo visible y tener cuidado de no borrarlo.
      También puedes usar campos fil.in para editar la información. Así no borras el marcador. Esto lo cuento en otra entrada enlazada.
      Muchas gracias por usar mi blog. Espero seguir contando con tu seguimiento y comentarios.

  9. Buenas. Estoy tratando de hacer una lista de “poderes” que usa el metodo de combinacion de correspondencia tomando los datos de un excel externo. En el excel, yo coloco el nombre del poder y las palabras clave que quiero que muestre. En el word lo tengo de la siguiente forma
    { MERGEFIELD “Nombre” }
    { MERGEFIELD “Palabras_clave”}
    {NEXT}

    …y asi uno por uno voy repitiendo el texto con esas referencias. Las cuales luego muesta word como:

    Bola de fuego
    – Quemar, Fuego, Explotar

    Disparo de hielo
    – Congelar, Hielo, Ralentizar

    Etc.

    Sin embargo, cada vez que deseo actualizar el formato o agregar mas datos, debo copiar y pegar varias veces (una por poder), asi que pense en usar las referencias que explicaste.

    Mi idea es que el marcador contenga lo siguiente.
    { MERGEFIELD “Nombre” }
    { MERGEFIELD “Palabras_clave”}
    {NEXT}

    El problema esta en que cuando llamo al marcador, en lugarde tomarme los comandos, me toma una copia textual. Quedando como

    Bola de fuego
    – Quemar, Fuego, Explotar

    Bola de fuego
    – Quemar, Fuego, Explotar

    Tenes idea como podria solucionarlo?

    Gracias

    1. Muchas gracias Emilio por usar y seguir mi blog:
      Si haces una combinación con carta, y guardas el documento de combinación, cada vez que actualices la base de datos, usando el mismo documento de combinación, te producirá un documento combinado diferente de los anteriores, de acuerdo con los datos que hayas modificado en Excel.
      Acabo de hacer la prueba con { mergefield nombre } y { mergefield clave }

  10. Gran blog Pepe! Me está siendo verdaderamente útil, gracias!

    Aunque me surge una duda a la hora de referenciar las diferentes figuras del documento: Hay alguna forma de referenciar más de una Figura a la vez de la siguiente forma?

    “Como vemos en las Figuras 1 y 2” y que al refrescar las referencias se actualicen sólo los números 1 y 2?
    Porque al intentar referenciarlas de esa forma, la única opción que tengo es que aparezca todo el rótulo y el número (Figura 1), pero no puedo hacer la referencia sólamente a los números.

    No sé si queda totalmente clara mi duda…

    Gracias de antemano!!

    1. Muy buena pregunta Eukeni, haré, en el futuro, una entrada sobre el tema.
      Tienes que editar el código de los campos, añadiendo el modificador \# y el cero. quedaría así:
      { REF _Ref218925266 \# 0 \h }
      el número de la referencia es el de mi ejemplo, el tuyo puede variar.
      Muchas gracias por seguir el blog y por tus comentarios.

  11. Hola, me sirvio mucha esta informacion, pero se me creo otra duda.. quisiera a la hora de usar la instruccion fillin se asignara un marcado es decir

    { fillin “Instruccion” comando que asigne el resultado a marcador “nombre_marcador” }

    1. Hola Rafael:
      Gracias por usar mi blog y por tus comentarios.
      Mira mi entrada sobre el campo fillin, si no se resuelve tu duda, vuelves a contactarme.
      Gracias, de nuevo, espero seguir contando con tu seguimiento y comentarios.

  12. Hola! Actualmente trabajo con cartas en dos idiomas, uno en cada cara; en uno de los apartados utilizo viñetas con contenido desplegable con texto bilingüe que selecciono yo misma. Mi problema es que me gustaría que se copiara automáticamente en el dorso de la carta que está en otro idioma. Es posible?

    1. Muchas gracias por tus comentarios y seguimiento:
      No sé exactamente como lo tienes. Puedes asignar al texto en cada idioma un marcador, puedes ocultarlo, si es necesario, y con el campo red, reproducirlo donde quieras.
      Puedes enviarme el documento a mi correo y le echo un vistazo

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Volver arriba