Crear documentos automáticamente con MS Word

Sobre todo en ambientes legales, pero no solo ahí, utilizamos un mismo tipo de documento, pensad en un contrato, en el que la mayor parte del texto es la misma y solo cambian algunas como el nombre, dni, domicilio, teléfono, fecha etc.

Pues bien, en estos casos, utilizando las herramientas de marcadores y campos, que ya conocemos, podemos crear una plantilla que al abrir un documento nuevo, nos pregunte estos datos, los repita en el resto del documento donde sean necesarios, y lo rellene para cada caso concreto. Ya hemos visto cómo repetir texto en el documento, solo nos falta insertar el campo apropiado y guardar como plantilla, para poder reutilizarlo las veces que necesitemos. Estamos de suerte, Word incorpora el campo Fillin, que es quien se encarga de esto.

Partiendo del documento creado en la entrada anterior, hay que insertar un campo fillin en el mismo lugar donde se introducen estos datos variables por primera vez, que es donde tenemos los marcadores. Podemos hacerlo desde Insertar > Texto > Explorar Elementos rápidos > Campo… o directamente con Ctrl+F9. Este campo solo tiene un argumento obligatorio, la Instrucción, que hace referencia a la pregunta que hacemos para insertar el dato variable y que ha de ir entrecomillada.

Así pulsamos Ctrl+F9 y escribimos fillin ” Escriba aquí el nombre”.

El campo fillin, un marcador y su ventana emergente
Aquí vemos el campo Fillin insertado donde está el marcador y la ventana del campo pidiendo que escribamos el nombre. Nombre que se repetirá en todos los campos Ref nombre del documento.

Una vez insertados todos, Guardar como, en Tipo: elegimos Plantilla de Word, nos aparece la ubicación por defecto C:\Users\NombredeUsuario\Documents\Plantillas personalizadas de Office. Cada vez que queramos crear un nuevo contrato, vamos a Nuevo > Personal y allí aparecerá con el nombre que le dimos en el paso anterior.

Espero que te guste y sea útil, si es así sigue el blog y compártelo con tus contactos, así como, comentarios y sugerencias para nuevos temas.

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3 comentarios sobre “Crear documentos automáticamente con MS Word

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