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Crear documentos automáticamente con MS Word

Sobre todo en ambientes legales, pero no solo ahí, utilizamos un mismo tipo de documento, pensad en un contrato, en el que la mayor parte del texto es la misma y solo cambian algunas como el nombre, dni, domicilio, teléfono, fecha etc. Si podemos Crear documentos automáticamente, ahorraremos mucho tiempo y trabajo.

Pues bien, en estos casos, utilizando las herramientas de marcadores y campos, que ya conocemos, podemos crear una plantilla que al abrir un documento nuevo, nos pregunte estos datos, los repita en el resto del documento donde sean necesarios, y lo rellene para cada caso concreto. Ya hemos visto cómo repetir texto en el documento, solo nos falta insertar el campo apropiado y guardar como plantilla, para poder reutilizarlo las veces que necesitemos. Estamos de suerte, Word incorpora el campo Fillin, que es quien se encarga de esto.

Partiendo del documento creado en la entrada anterior, hay que insertar un campo fillin en el mismo lugar donde se introducen estos datos variables por primera vez, que es donde tenemos los marcadores. Podemos hacerlo desde Insertar > Texto > Explorar Elementos rápidos > Campo… o directamente con Ctrl+F9. Este campo solo tiene un argumento obligatorio, la Instrucción, que hace referencia a la pregunta que hacemos para insertar el dato variable y que ha de ir entrecomillada.

Así pulsamos Ctrl+F9 y escribimos fillin ” Escriba aquí el nombre”.

Crear documentos automáticamente. El campo fillin, un marcador y su ventana emergente

Aquí vemos el campo Fillin insertado donde está el marcador y la ventana del campo pidiendo que escribamos el nombre. Nombre que se repetirá en todos los campos Ref nombre del documento.

Una vez insertados todos, Guardar como, en Tipo: elegimos Plantilla de Word, nos aparece la ubicación por defecto C:\Users\NombredeUsuario\Documents\Plantillas personalizadas de Office. Cada vez que queramos crear un nuevo contrato, vamos a Nuevo > Personal y allí aparecerá con el nombre que le dimos en el paso anterior.

Espero que te guste y sea útil, si es así sigue el blog y compártelo con tus contactos, así como, comentarios y sugerencias para nuevos temas.

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Esta entrada tiene 11 comentarios
  1. Hola buenas tardes, recien entro a tu blog, quiero saber si puedes responder una duda que tengo sobre Word, existe algun tipo de atajo o plantilla (no se como llamarlo) para poder insertar numeros progresivos a documentos, por ejemplo del 1 al 130, en un lugar especifico del documento, o en su caso un texto, igual para 130 paginas.

    1. Hola Elisabeth:
      Gracias por usar mi blog.
      Para crear documentos con números secuenciales, tienes que usar marcadores y una macro Auto_New.
      La segunda solución, muy inteligente por tu parte, sería guardar el texto fijo en otro documento, e insertarlo en el nuevo con campos embed.
      Puedes guardar en la galería de elementos rápidos cualquier texto.
      Finalmente, puedes hacer una combinación de correspondencia, con el texto fijo y combinarlo con una tabla de Excel que tenga los números consecutivos, muy fácil y rápido de hacer.
      Muy oportuna tu pregunta, seguro que en el futuro dedicaré más entradas a este tema.
      Gracias, de nuevo, y espero continuar contándote entre mis seguidores.

  2. Señor Pepe muy buenos días.
    Como muy bien lo define en esta entrada, es de mi interés recibir su orientación para crear en la plantilla una lista desplegable.
    De antemano gracias por su aporte y colaboración.

    1. Hola Eduardo:
      Las listas desplegables se usan, sobre todo, para otro tipo de documentos como los formularios. También anoto el tema para el futuro.
      Tienes que ir a Desarrollador > Controles > Control de contenido de lista desplegable, estando en Modo edición. Una vez insertado, clic en Propiedades para en su cuadro de diálogo poner el título y Agregar los elementos de la lista.
      Muchas gracias por tus comentarios.

      1. Gracias….por la instrucción, pero es posible que el Control de contenido de lista desplegable también se guarde en la plantilla y que aparezcan una ventana como las que salen con el uso de Fill-in.
        Gracias

        1. Guardar en la plantilla, Eduardo, no es problema, están pensadas para ser usadas en plantillas. Lo otro requiere de hacerlo mediante formularios vba, no con controles de formulario y campos.
          Un abrazo.

  3. Buenas he leído algunos de sus artículos, gracias por publicar, tengoo un par de dudas, quiero que hacer una plantilla de unas facturas creadas con word, la cosa es que necesito que se duplique la factura (datos que varian y fijos en una segunda hoja de word pero que tendría partes no imprimibles ¿hay forma de hacerlo sin tener que recorrer la segunda hoja presionando f9 en los campos repetidos (de una tabla).
    Otra solución seria saber si podría incluir una imagen en una casilla de una tabla y ponerla de modo imprimible / no imprimible de forma fácil.

    Gracias de antemano.

    1. Gracias Manuel:
      Si te entiendo bien, puedes imprimir dos copias en pdf o duplicar los datos en dos hojas en la plantilla.
      Para los elementos no imprimibles, puedes usar Texto oculto, incluso para las imágenes en las tablas. Puedes usar su atajo de teclado Alt+Mayús+Q o cambiarlo.
      Gracias, de nuevo y espero seguir contando con tu participación.

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