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Paginación en Word.

Otro de las graves errores más comunes en Word, que cometen la mayoría de usuarios, es intentar paginar «a mano». Así van mirando de llenar las páginas correctamente como si se tratara de un tipógrafo, añadiendo párrafos vacíos, e incluso Saltos de página, para que todo cuadre. ¿Qué pasaría si hubiera que cambiar la fuente, su tamaño, el interlineado, los márgenes… En documentos de pocas páginas no sería demasiado problema. Pero ¿Qué ocurriría en documentos extensos con tablas e imágenes, como los académicos? El trabajo de rehacer la paginación sería descomunal.

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Separador de estilos. Limitar el texto que se muestra en la tabla de contenido

Cuando los títulos son demasiado largos o en otras ocasiones que convenga, Word permite limitar el texto del título que muestra la Tabla de contenido. No solo en la Tabla de contenido, también en la Tabla de tablas o en la Tabla de ilustraciones (limitar texto en Tabla de contenido). Para ello, es necesario utilizar un comando que ya no se encuentra en las cintas, el comando Separador de estilos. Hay que añadirlo a la Barra de herramientas de acceso rápido, tal y como explico en la entrada Personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido.

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Estilo basado en:

El estilo Normal es el tronco del árbol en que se basan el resto de estilos integrados de Word. Este estilo nunca, como regla general, se debe usar para el texto del documento, porque el resto de estilos están basados en él (Estilo basado en:). De modo que cualquier cambio que se haga a Normal afecta al resto del documento.

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Cambiar entre mayúsculas y minúsculas. Changing text case

Pocas veces tendremos que presionar la tecla mayúsculas al editar un documento, capitalizar nombres propios y poco más. El bloqueo de mayúsculas, nunca, como regla general. Palabras enteras, solo acrónimos de hasta cuatro letras y frases enteras títulos y capítulos de libros y algún documento. En el resto de ocasiones, fundamentalmente al inicio de frases, Word lo hará automáticamente por nosotros si está marcada en Opciones > Revisión > Opciones de autocorrección > Autocorrección, Poner en mayúscula la primera letra de una oración. Por cierto, justo debajo, viene marcado, por defecto, Poner en mayúscula los nombres de los días y, en español, estos, al igual que los de los meses o estaciones, se escriben en minúscula, a no ser que sean nombres propios o estén al principio de una oración. Pues bien, para el resto de casos, Word dispone de un comando muy útil para cambiar entre mayúsculas y minúsculas. 

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Crear un estilo nuevo a partir del formato

Es la manera más rápida y fácil de crear un estilo nuevo. Habrá ocasiones en las que los estilos integrados de Word, unos 150, no sean suficientes para nuestro objetivo. Como en el caso de que necesitemos tres estilos iguales pero con nombre diferente, porque lo único que vamos a cambiar es la numeración. Esto ocurrirá con los estilos para títulos introductorios y anexos que han de ser iguales que Título 1. Otro ejemplo sería el estilo de los títulos de las imágenes y las tablas. También debe ser igual pero, como uno va debajo de la imagen y el otro encima, lo que tenemos que cambiar es Estilo del párrafo siguiente: para utilizar Conservar con el siguiente.

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Conservar con el siguiente. Keep with next.

Conservar con el siguiente es una de las propiedades de los párrafos, y por consiguiente se puede definir en los estilos, más útiles y poco conocidas. Permite que el párrafo siguiente al del punto de inserción, permanezca en la misma página que este. Pero toda su potencia, como casi todo en Word, se despliega al utilizar estilos y nos asegura que siempre los títulos vayan seguidos de texto y no se queden cortados en la página anterior o que las imágenes y sus títulos o los títulos de las tablas y estas, también coincidan siempre en la misma página. Aplicada a todas las filas de una tabla, excepto la última, si la tabla no es muy grande, nos garantiza que la tabla no se divida entre páginas.

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