Saltear al contenido principal

Agrupar varios registros en la misma carta al combinar correspondencia.

A pesar de que la combinación de correspondencia en Word es muy completa y cuenta con reglas para aplicar numerosas soluciones, como las que vimos en personalizar la combinación de correspondencia, hay ocasiones en las que tenemos que recurrir a la edición directa en los campos. Una de ellas es cuando queremos o necesitamos agrupar varios registros en la misma carta.

Si tenemos una lista de clientes en la que un mismo cliente nos adeuda varias facturas y albaranes; una lista de alumnos, en la que el mismo alumno ha faltado a varias clases; una lista de propietarios de la comunidad, en la que el mismo propietario adeuda varios recibos o tiene varias propiedades etc. En todos estos casos, sacados de consultas de mis seguidores o de los foros en los que participo, y muchas otras, no es conveniente repetir cartas o mensajes de correo a cada uno de ellos. Es mejor, agrupar todos los registros de la misma persona en una sola carta o mensaje de correo. Esto es lo que intentaré explicar en esta entrada.

Necesitamos una base de datos en cualquiera de los formatos admitidos por Word. Para este ejemplo usaré una tabla en Excel. En el documento de combinación tenemos que utilizar la opción Directorio. Una vez seleccionado el origen de datos solo tenemos que introducir a mano, con las técnicas descritas en otras entradas,  los campos.

Base de datos de ejemplo para agrupar registros (Facturas) en combinación de correspondencia

La base de datos para combinar varias facturas y albaranes del mismo cliente.

Agrupar varios registros en la misma carta. Muestra los campos editados para conseguir la agrupación de registros en la combinación de correspondencia.

Aquí he escrito Salto de página, para que se vea todo el código junto. Se trata de un verdadero salto de página, que se puede introducir desde Insertar > Páginas o con Ctrl+Intro. Los saltos de párrafo y los espacios también hay que incluirlos.

El primer condicional busca si es el primer registro de la combinación. Esto lo dice el campo MERGESEQ. Si es verdadero escribimos entre comillas el texto que queremos y el nombre del cliente, que lo proporciona el campo MERGEFIELD Cliente y seguidamente la relación de facturas y albaranes que encuentra el campo SET, en los campos de combinación Factura y Albarán, (los nombres de las columnas de la tabla de Excel). El valor falso, de este primer condicional IF, es nada (“”), cuando no sea el primer cliente ya no pone nada en esta página.

El resultado de este primer campo condicional IF, será:

Estimado cliente Juan estas son las facturas y sus correspondientes albaranes que nos adeuda:

Factura1 Albarán1

Factura1 Albarán2

Factura1 Albarán3

Factura2 Albarán1

Factura2 Albarán2

Factura2 Albarán3

Cuando el primer registro sea uno y no pondrá nada más en esta primera hoja para los siguientes clientes.

Ahora comparamos  con un segundo IF si el cliente2 es diferente del cliente1, y en el caso de que lo sea, ponemos un salto de párrafo, un salto de página y el texto y los campos igual que para el primer cliente.

Directorio8, en mi ejemplo es el resultado de la combinación. Todas las facturas y albaranes están agrupadas en una hoja para cada cliente.

Directorio8, en mi ejemplo es el resultado de la combinación. Todas las facturas y albaranes están agrupadas en una hoja para cada cliente.

Por último Finalizar y combinar > Editar documentos individuales… > Todos y Aceptar.

En esta entrada posterior tengo un ejemplo más sencillo con solo dos campos.

Espero que te guste, sea útil y comentarios y sugerencias para nuevos temas. Sigue el blog y compártelo con tus contactos.

Esta entrada tiene 20 comentarios
  1. Esta consulta la habia buscado por muhco rato, por lo cual, muchas gracias. Sin embargo, la intentè realizar pero no me genera los resultados esperados, me podrías ayudar, indicando si los códigos SET, cliente 1, Factura, Cliente 2, son colocados manualmente o vía un menú de sistema. Gracias

    1. Gracias Juan Andrés por utilizar mi blog para mejorar tu rendimiento con Word.
      Todos los campos se introducen a mano, con las técnicas conocidas, que describo en otra entrada. Hay que ser muy cuidadoso con la escritura, respetando todo, incluidos los espacios en blanco.

  2. Gracias por su aporte he pasado una semana tratando de combinar facturas de cobro pero no se como introducir los códigos, no se como hacerlo tendrá algún video de referencia.

    Gracias

    1. Hola Antonio:
      Gracias por usar mi blog para mejorar tus prestaciones con Word.
      Si que tengo pensado iniciar pronto una serie de vídeos. Pero no debes esperar hasta que publique el de este tema. En la entrada hay enlaces a otras donde se explica como introducir y editar los campos. El código lo puse como imagen para que se apreciara exactamente todo, sobre todo por los espacios en blanco, con la excepción del salto de página, que también cuento. Observa que los campos mergeseq se refieren a los nombres de las columnas de la base de datos y los campos set a los registros.

  3. Hola, buen día:

    Tengo una data en donde quisiera utilizar el concepto que indicas. Mi dato “puente” y “único” es el documento de identidad de esta persona y puede tener varios periodos de deudas (en tu ejemplo serían las facturas). ¿Cómo podría hacer el Merge? ¿Solo utilizaría el merge para el documento a fin de que salgan todos los periodos de deuda?.

    Gracias!

    1. Hola César:
      Gracias por utilizar mi blog para mejorar tus prestaciones con Word. Tu lo tienes más fácil que en este ejemplo. Solo tienes dos campos de combinación DNI y Factura. En los campos de mi ejemplo elimina todas las referencias al tercer campo (Albarán) y cambia, en los campos, cliente por DNI.
      Tengo muchas consultas sobre esta entrada, que también es de las más visitadas. En breve publicaré una nueva entrada sobre el tema con tu caso. Tal vez este próximo martes o el siguiente.
      Gracias de nuevo.

  4. Buenas Pepe, he probado esta combinacion pero me escribe un registro por página, si que me hace solo la cabecera en la primera página con el primer registro, pero luego los que deberian salir seguidos sale uno por página hasta que cambia el cliente, que hace cabecera y un registro, y vuelven a salir unos por página. ¿que se me pasa?.

    1. Hola Ángel:
      Gracias por usar mi blog para mejorar tus conocimientos de Word.
      Por lo que cuentas, debes tener errores en el Salto de página o de párrafo. Si solo tienes dos campos, elimina las referencias al tercero.
      El próximo día 22 saldrá la nueva entrada para solo dos campos.
      Gracias, de nuevo, y espero seguir contando con tus comentarios.

  5. Saludos Pepe, llevo varios días intentando, hice la base de datos en Excel con sus 3 encabezados (Cliente, Factura y Albarán) y el código en Word al pie de la letra, pero a la hora de finalizar la correspondencia me aparece el siguiente mensaje:
    ¡Error! Código de operador desconocido para la condicional.
    Tampoco me agrupa los registros en una sola página, sabrás a qué se deba?

    1. Hola Percy:
      Muchas gracias por usar mi blog.
      El error que te da es porque no encuentra uno de los nombres que has puesto. Yo uso ejemplos. Tu debes sustituir mis ejemplos por los nombres de los encabezados de tu base de datos en Excel.
      Se que es difícil de entender y yo tal vez no consigo explicarlo lo bien que quisiera, por esto hice esta entrada, más sencilla, con solo dos campos.

  6. Gracias Pepe, ya pude hacerlo con mi base de datos, ahora lo que me falta es vaciar los datos en una tabla de Word, solo que al ser variable la cantidad de registros, no encuentro la forma de que Word agregue una fila por cada registro, tendrás alguna experiencia con eso?

  7. No creo que se pueda incluir una Tabla en este tipo de combinación. Yo lo que hago es añadir en el texto los nombres de los campos que incluyo. Así los incluyo también en el campo combinado separados por tabulaciones. El resultado final es el mismo que una tabla.

  8. Hola, al seleccionar Finalizar y combinar- Imprimir documentos – todos, y al presionar Aceptar aparece el siguiente mensaje de error “No puede enviar un catalogo creado por medio de la combinacion de documentos al correo electrónico, al fax o a la impresora”. Podría indicarme cómo solucionar este inconveniente?
    Desde ya muchas gracias.

    1. Hola Rubén:
      Este tipo de combinación solo admite un tipo. Que es Directorio. Para usar también correos electrónicos, mira los enlaces de la respuesta a Antonio, más arriba.
      Gracias, a ti, también.

      1. Hola, ante todo agradecer este blog.
        Creo haber seguido todos los pasos e instrucciones.. pero al editar documentos individuales, cuando hay más de un registro, salen la cabecera en una página y cada registro en una página.
        Lo he mirado y remirado, y ya no sé..
        Puedes ayudarme?
        Gracias

        1. Hola Lourdes:
          Mira las dos entradas. Practica algo con otros campos más sencillos para familiarizarte con su edición. Tengo más ejemplos en otras entradas sobre campos.
          Finalmente, me lo puedes mandar al correo.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Volver arriba