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Reglas de Combinación de correspondencia: Si… Entonces… Sino

Mi «hermano» José Manuel, también de los primeros seguidores del Blog, me pregunta si existe alguna manera para personalizar la combinación de correspondencia, de manera que en las etiquetas y cartas pueda poner Señor o Señora, según se trate de un hombre o una mujer y no tener que utilizar la fea fórmula del Sr./a. Efectivamente que existe, y no solo esta, sino muchas más, utilizando las reglas de combinación de correspondencia.

Lo primero que hace falta es añadir a la base de datos un nuevo campo, de tipo booleano, llamado sexo, tratamiento o similar con dos valores: H para hombres y V para mujeres o cualesquiera otros parecidos. Una vez lo tengamos solamente queda aplicar la regla de combinación de correspondencia Si… Entonces… Sino al asignar los campos a la combinación.

Reglas de combinación de correspondencia. La cinta Correspondencia con las reglas desplegadas

El grupo Escribir e insertar campos se activa después de la asignación de los destinatarios.

Reglas de combinación de correspondencia. El cuadro de diálogo Insertar campo de Word: Si con estas especificaciones pondrá un saludo diferente según el destinatario sea hombre o mujer.

Las posibilidades de esta regla son muchas

Esta regla se puede utilizar en otras circunstancias como para añadir indicaciones. Utilizando el campo Provincia o Municipio, se puede establecer esta regla, en una carta:

Nota: Al no residir en Cartagena, el envío puede llevar unos gastos adicionales o sufrir retraso de un día.

Las posibilidades de las reglas son muchas, utilizando el resto. Pero estas las veremos en otras entradas.

Espero que te guste, sea útil, comentarios y sugerencias para nuevos temas. Sigue el blog y compártelo con tus contactos.

También puedes visitar el Curso avanzado de Word en mi canal de YouTube.

Esta entrada tiene 25 comentarios
  1. Muy interesante Pepe. Tengo una duda, he visto en otras entradas como hacer correspondencia con imágenes relacionando una base de datos excel con word. Estoy haciendo un documento en el que hay partes del documento que se suprimen en función de un campo. ¿Esto se puede hacer? ¿O lo mejor es hacer dos documentos distintos para cada valor del campo?
    Pongo un ejemplo: un documento muestra información de 1 o 2 países. Si en el documento solo se va a describir un país, la parte correspondiente al 2º país no debe aparecer (apartados, texto, etc).

    Muchas gracias de antemano.

    1. Hola javier:
      Me alegro de que encuentres el blog útil y de que lo utilices para preguntar tus dudas sobre Word.
      Con Word se puede hacer casi todo, incluido lo que necesitas. Si no hay herramientas integradas, campos en este caso, los podemos editar y, en última instancia, hacerlo con VBA.
      Para este caso creo que podemos utilizar una de las herramientas integradas. La Regla Saltar registro si…
      Haz tu combinación normal y, al final, inserta esta regla. En nombre del campo, pon País.En Comparación: Igual a y en Comparado con: escribe el nombre del país cuyos campos no quieres que se incluyan. Saltar registro si, los saltará y solo combinará los campos pertenecientes a los demás países.
      Muchas gracias y espero seguir contando con tu apoyo y comentarios.

    1. Hola Lic:
      Gracias a ti también por usar mi blog.
      Si miras el ejemplo de arriba, verás que con el uso de condicionales IF se puede hacer lo que se quiera.
      Haré más entradas sobre el particular, pero te puedo adelantar:
      { IF { MERGEFIELD Localidad } = “” “” “Localidad: ” }{ MERGEFIELD Localidad }
      Cuando el campo Localidad está vacío, no pone nada y cuando no está vacío pone Localidad: Nombre de la localidad.
      Sería una manera de condicionar la inclusión del campo Localidad a que tenga valor.
      Espero que te sea útil y seguir contando con tu participación.
      Gracias, de nuevo.

  2. BUENOS DÍAS, DICES: Lo primero que hace falta es añadir un nuevo campo, de tipo booleano, llamado sexo, tratamiento o similar con dos valores: H para hombres y V para mujeres o cualesquiera otros parecidos. PERO ¿CÓMO AGREGO ESE CAMPO DE SEXO?

    1. Hola Javier:
      Muchas gracias por usar el blog y por el comentario. Tal vez no he sido preciso. El campo hay que añadirlo o debe tenerlo incorporado, la base de datos para hacer la combinación. Si no hay un campo sexo, tratamiento etc no podemos aplicar la regla.

  3. me gustaria saber si se pueden insetar campos de base de datos (access) dentro de un control de contenido de correspondencia de tal manaera qu una vez elegido de la lista, el cnntrol se actualice con el contenido del campo de la base de datos.

    1. Gracias Eduardo por usar mi blog.
      Los destinatarios pueden estar, entre otras opciones, en Access, Excel, Tablas de Word o lista de contactos de Outlook.

  4. Buenas tardes, estoy combinando una lista de Excel donde se tiene la nómina de una empresa con más de 100 empleados, cuando hago la combinación para imprimir los sobres requiero que no imprima los que salen en ceros, uso la opción saltar registro si, escojo el campo donde está el sueldo, la opción “distinto de” y en comparado con escribo 0, 0.00, $0.00 y en ningún caso lo toma, cabe aclarar que en word el campo tiene formato con \#”$#,##0.00″} y en Excel los datos tienen formato de contablidad

    1. Hola Federico:
      Ante todo, agradecerte la confianza y que uses mi blog.
      Para este caso, no es necesario que te compliques con la edición de campos, puesto que puedes filtrar la lista de destinatarios desde Word, desde Editar lista de destinatarios. Ahí filtra por lo que necesites.
      Cualquier duda, comentas. Espero seguir contando contigo.

  5. Hola Pepe buen Día

    Acabo de ver tu blog y me parece muy bueno, estoy comenzando a utilizar los condicionales y la combinación de correspondencia, estoy aprendiendo y me gustaría por favor me ayudaras, tengo dos preguntas
    1) cuando uso el condicional If puedo llamar 2 campos combinados si se cumple o no la condición? Ej. Si ciudad es 1 entonces llamar el campo combinado de la columna municipio y de la columna departamento y si no llamar otros 2 campos combinados.
    2) Es posible llamar una tabla de excel completa como campo combinado?

    Estas son muchas gracias por tu atención , quedo muy atenta a tu respuesta

  6. Muchas Gracias por su pronta respuesta
    Estuve revisando la información, monte la base y la formula del post que me sugirió pero no me funciona,
    { if { mergeseq } =”1″ “Estimado cliente {MERGEFIELD “Cliente” } estas son las facturas y sus correspondientes albaranes que nos adeuda:
    { set Factura1 { MERGEFIELD “Factura” } } { set Alabarán1 { MERGEFIELD “Albaran” } }” “”}
    {set Cliente1{ MERGEFIELD “Cliente” } }
    { if { Cliente2 }{ Cliente1 }”
    …………….Salto de página…………
    Estimado cliente { MERGEFIELD “Cliente” } estas son las facturas y albaranes que nos adeuda:
    { MERGEFIELD “Factura” } {MERGEFIELD Albaran }” “{MERGEFIELD Factura } { MERGEFIELD aLBARAN }”}{ set cliente2 {MERGEFIELD Cliente }}

    esto es lo que me aparece: ( Los “enter” y estas palabras)

    Factura1 Alabran1

    Lo que yo estoy tratando de utilizar y mas o menos funciona para llamar dos campos combinados es:

    { if { MERGEFIELD “TECNICAS” } = “No” {MERGEFIELD propuesta1 \f { MERGEFIELD propuesta2 }} “igual” }

    al utilizar \f me da la posibilidad de llamar otro campo combinado, pero no se como introducir un enter entre el primer y el segundo campo combinado.

    Vi que en lo que me enviaste es como ir creando una tabla, campo a campo, que podría ser una solución a mi segunda pregunta, pero quisiera saber si hay alguna otra forma de llamar la tabla completa con margen y formato desde word sin tener que crearla de nuevo, “algo como si fuera una imagen” al cumplir una condición

    Muchas Gracias

    1. Hola Liliana:
      El error creo que es porque usas los nombres de mis campos de ejemplo, en vez de los tuyos.
      La tabla completa la puedes introducir en el documento base de combinación, pero no variarían los campos. Para que varíen, tienes que introducir campos de combinación.
      Puedes contactarme directamente a mi correo, jmmarz@hotmail.es, y enviarme los documentos, si tienes más dudas sobre este tema.

  7. Buenos días, necesito hacer una correspondencia combinada de etiquetas.
    En el Excel desde el que importo los datos, tengo un campo de nombre de compañía, otro de dirección social y otro de diferentes sedes de la misma. Cada compañía tiene solo una dirección social, y esa es a la que necesito enviar la carta (una por compañía). Pero cuando aplico la combinación de etiquetas, me salen los datos repetidos de la compañía con diferentes sedes (porque en Excel son diferentes líneas ya que hay una por sede, pero siempre es la misma dirección postal)
    Mi problema es que no sé como evitar esto. Intento aplicar la regla “Saltar registro si…” pero no sé especificar la condición de que si el campo dirección postal es el mismo que el anterior no combine ese registro…
    Espero que me pueda ayudar.
    Un saludo.

    1. Hola Fernanda:
      Encantado de intentar ayudarte y de que uses y sigas mi blog.
      Lo mejor, en este caso, sería intentar solucionar el problema en origen (Excel).
      Me puedes enviar los datos, o un ejemplo, a mi correo.

  8. Hola Pepe, necesito combinar correspondencia en word con dos origenes de datos distintos, dos tablas diferentes, como puedo hacerlo??? gracias

    1. Hola José:
      Muchas gracias por usar mi blog.
      No se puede. Word solo puede combinar, en cada documento, desde una fuente. Tienes que hacer dos combinaciones. Si los campos son los mismos, los fusionas con un copia y pega. Si los campos son diferentes, ni siquiera esto. Intenta fusionar los dos orígenes de datos en uno.
      Gracias, de nuevo, espero seguir contando con tus comentarios y seguimiento.

  9. Hola Pepe, buenos días.
    Tengo cuatro documentos de Word escritos en cuatro idiomas y una base de datos de Excel.
    Cómo creo la combinación de documentos según el idioma de la persona, He intentado de todo pero lo máximo que consigo es hacerlo en cuatro pasos, es decir, imprimo por separado los documentos de cada idioma poniendo una regla de condición, pero luego tengo que ordenarlos todos. La idea es que se impriman consecutivamente en el orden de la base datos de excel.
    Gracias, un saludo.

    1. Al revés José:
      En Excel es donde debes poner, en otra columna, los textos en el idioma que corresponda a cada uno.
      Así, no necesitarás ni reglas, para este caso.
      Muchas gracias por tus comentarios, espero seguir contando con ellos.

  10. Hola Pepe, en primer lugar muchas gracias por el blog es muy muy útil. Por otra parte quiero hacer una cosa pero no lo consigo y no se si es posible.. a ver si puedes ayudarme. trabajo en una universidad y tengo una base de datos en la que registro con un número de protocolo varios datos sobre las defensas de las tesis de la que luego tengo que hacer un informe en word, lo que quiero hacer es que poniendo el n de protocolo en word me rellene automáticamente en los sitios que indique, el nombre y apellidos del alumno, el nombre y apellidos de director, el título de la tesis… (todos estos datos los tengo registrados en un excel) ¿eso es posible?
    Muchas gracias por adelantado

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