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Reglas de Combinación de correspondencia: Si… Entonces… Sino

Mi «hermano» José Manuel, también de los primeros seguidores del Blog, me pregunta si existe alguna manera para personalizar la combinación de correspondencia, de manera que en las etiquetas y cartas pueda poner Señor o Señora, según se trate de un hombre o una mujer y no tener que utilizar la fea fórmula del Sr./a. Efectivamente que existe, y no solo esta, sino muchas más, utilizando las reglas de combinación de correspondencia.

Lo primero que hace falta es añadir a la base de datos un nuevo campo, de tipo booleano, llamado sexo, tratamiento o similar con dos valores: H para hombres y V para mujeres o cualesquiera otros parecidos. Una vez lo tengamos solamente queda aplicar la regla de combinación de correspondencia Si… Entonces… Sino al asignar los campos a la combinación.

Reglas de combinación de correspondencia. La cinta Correspondencia con las reglas desplegadas

El grupo Escribir e insertar campos se activa después de la asignación de los destinatarios.

Reglas de combinación de correspondencia. El cuadro de diálogo Insertar campo de Word: Si con estas especificaciones pondrá un saludo diferente según el destinatario sea hombre o mujer.

Las posibilidades de esta regla son muchas

Esta regla se puede utilizar en otras circunstancias como para añadir indicaciones. Utilizando el campo Provincia o Municipio, se puede establecer esta regla, en una carta:

Nota: Al no residir en Cartagena, el envío puede llevar unos gastos adicionales o sufrir retraso de un día.

Las posibilidades de las reglas son muchas, utilizando el resto. Pero estas las veremos en otras entradas.

Espero que te guste, sea útil, comentarios y sugerencias para nuevos temas. Sigue el blog y compártelo con tus contactos.

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Esta entrada tiene 13 comentarios
  1. Muy interesante Pepe. Tengo una duda, he visto en otras entradas como hacer correspondencia con imágenes relacionando una base de datos excel con word. Estoy haciendo un documento en el que hay partes del documento que se suprimen en función de un campo. ¿Esto se puede hacer? ¿O lo mejor es hacer dos documentos distintos para cada valor del campo?
    Pongo un ejemplo: un documento muestra información de 1 o 2 países. Si en el documento solo se va a describir un país, la parte correspondiente al 2º país no debe aparecer (apartados, texto, etc).

    Muchas gracias de antemano.

    1. Hola javier:
      Me alegro de que encuentres el blog útil y de que lo utilices para preguntar tus dudas sobre Word.
      Con Word se puede hacer casi todo, incluido lo que necesitas. Si no hay herramientas integradas, campos en este caso, los podemos editar y, en última instancia, hacerlo con VBA.
      Para este caso creo que podemos utilizar una de las herramientas integradas. La Regla Saltar registro si…
      Haz tu combinación normal y, al final, inserta esta regla. En nombre del campo, pon País.En Comparación: Igual a y en Comparado con: escribe el nombre del país cuyos campos no quieres que se incluyan. Saltar registro si, los saltará y solo combinará los campos pertenecientes a los demás países.
      Muchas gracias y espero seguir contando con tu apoyo y comentarios.

    1. Hola Lic:
      Gracias a ti también por usar mi blog.
      Si miras el ejemplo de arriba, verás que con el uso de condicionales IF se puede hacer lo que se quiera.
      Haré más entradas sobre el particular, pero te puedo adelantar:
      { IF { MERGEFIELD Localidad } = “” “” “Localidad: ” }{ MERGEFIELD Localidad }
      Cuando el campo Localidad está vacío, no pone nada y cuando no está vacío pone Localidad: Nombre de la localidad.
      Sería una manera de condicionar la inclusión del campo Localidad a que tenga valor.
      Espero que te sea útil y seguir contando con tu participación.
      Gracias, de nuevo.

  2. BUENOS DÍAS, DICES: Lo primero que hace falta es añadir un nuevo campo, de tipo booleano, llamado sexo, tratamiento o similar con dos valores: H para hombres y V para mujeres o cualesquiera otros parecidos. PERO ¿CÓMO AGREGO ESE CAMPO DE SEXO?

    1. Hola Javier:
      Muchas gracias por usar el blog y por el comentario. Tal vez no he sido preciso. El campo hay que añadirlo o debe tenerlo incorporado, la base de datos para hacer la combinación. Si no hay un campo sexo, tratamiento etc no podemos aplicar la regla.

  3. me gustaria saber si se pueden insetar campos de base de datos (access) dentro de un control de contenido de correspondencia de tal manaera qu una vez elegido de la lista, el cnntrol se actualice con el contenido del campo de la base de datos.

    1. Gracias Eduardo por usar mi blog.
      Los destinatarios pueden estar, entre otras opciones, en Access, Excel, Tablas de Word o lista de contactos de Outlook.

  4. Buenas tardes, estoy combinando una lista de Excel donde se tiene la nómina de una empresa con más de 100 empleados, cuando hago la combinación para imprimir los sobres requiero que no imprima los que salen en ceros, uso la opción saltar registro si, escojo el campo donde está el sueldo, la opción “distinto de” y en comparado con escribo 0, 0.00, $0.00 y en ningún caso lo toma, cabe aclarar que en word el campo tiene formato con \#”$#,##0.00″} y en Excel los datos tienen formato de contablidad

    1. Hola Federico:
      Ante todo, agradecerte la confianza y que uses mi blog.
      Para este caso, no es necesario que te compliques con la edición de campos, puesto que puedes filtrar la lista de destinatarios desde Word, desde Editar lista de destinatarios. Ahí filtra por lo que necesites.
      Cualquier duda, comentas. Espero seguir contando contigo.

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