Combinar varios registros en una sola carta en combinación de correspondencia.
Ya tengo una entrada publicada sobre Combinar varios registros en una sola carta , y es de las más visitadas del blog. Sin embargo, empecé por un ejemplo, tal vez demasiado complicado. En esta entrada, sugerida por un comentario de César, haré un ejemplo más sencillo con solo dos campos de combinación.
César quiere enviar comunicados a los vecinos de un inmueble que adeudan varias facturas cada uno.
Este ejemplo solo tiene dos campos: DNI y Factura.
Es conveniente que la tabla esté ordenada por el campo principal (DNI)
Introducimos estos campos, con las técnicas descritas en otras entradas. Hay que ser muy cuidadoso con los espacios en blanco, (los puntos que se ven en las imágenes no son tales, sino la Marca de formato del espacio en blanco), Saltos de párrafo y el Salto de página.
Así preparamos el documento con campos condicionales, texto y campos de combinación.
El primer campo:
Este condicional comprueba si hay un solo DNI, en cuyo caso pone el número y las facturas que tiene, Si hay más de uno, nuestro caso, no pone nada. Es lo que significa “”. Por consiguiente si sabemos que hay más de uno, podemos prescindir de este primer campo. En este caso el documento combinado empezará por una primera página en blanco.
El segundo campo:
{ set DNI1 { mergefield DNI }}
Selecciona el primer DNI de la columna DNI de nuestra base de datos, para preparar la siguiente operación.
El tercer y cuarto campo:
El tercer y cuarto campo del ejemplo. Salto de página, es en realidad un verdadero salto de página
Si el DNI siguiente es diferente del anterior, entonces introduce un salto de página y escribe el texto que pongamos y los dos campos de combinación DNI y todas las facturas que tenga. El valor falso de la condición, cuando ya no hay más DNI diferentes: introduce el último DNI y sus facturas.
Una vez introducidos, cuidadosamente los campos con el texto que necesitemos y nuestros propios campos de combinación (los encabezados de las columnas de la base de datos), hacemos la combinación de correspondencia:
- En Iniciar combinación de correspondencia, elegimos Directorio
- En Seleccionar destinatarios, nuestra base de datos
- Finalmente clic en Editar documentos individuales… desde Finalizar > Finalizar y combinar.
Este es el resultado final con tres hojas, una por DNI cada una con las tres facturas que adeuda.
Espero que te guste, sea útil, comentarios y sugerencias para nuevos temas. Sigue el blog y compártelo con tus contactos.
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Esta entrada tiene 5 comentarios
[…] esta entrada posterior tengo un ejemplo más sencillo con solo dos […]
Buen día Pepe
Tengo un problema al crear una combinación de correspondencia y es que tengo una tabla en excel en la que cuento con 147 registros y para economizar papel voy a generar dos boletas en una misma hoja pero la regla de siguiente registro solo salta al 4 o 5 registro y por lo tanto cuando en la primera boleta llega a esos registros se me repite información, entonces necesito en en la segunda boleta inicie en el registro 75 y no he podido encontrar la forma, no se si me puedas ayudar con este problema.
Mil gracias por tu atención y la ayuda que me puedas brindar
Hola Alexander:
Puedes usar las opciones de impresión para ahorrar papel, en vez de las Reglas.
Buen dia,
Muchas gracias por tu aporte me funciona muy bien, a excepcion de que después de cada registro al realizar la convinacion word inserta un “salto de sección” lo soluciono borrandolo con reemplazar pero no se por que me inserta eso.
Hola Andrei y muchas gracias por usar mi blog.
No he podido reproducir tu problema. Asegúrate de usar la opción Directorio. Me puedes mandar una captura del código a mi correo, está en menú de la izquierda, para que le eche un vistazo