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Combinar varios registros en una sola carta en combinación de correspondencia.

Ya tengo una entrada publicada sobre Combinar varios registros en una sola carta , y es de las más visitadas del blog. Sin embargo, empecé por un ejemplo, tal vez demasiado complicado. En esta entrada, sugerida por un comentario de César, haré un ejemplo más sencillo con solo dos campos de combinación.

César quiere enviar comunicados a los vecinos de un inmueble que adeudan varias facturas cada uno.

Muestra un ejemplo de datos para combinación de correspondencia

Este ejemplo solo tiene dos campos: DNI y Factura.
Es conveniente que la tabla esté ordenada por el campo principal (DNI)

Introducimos estos campos, con las técnicas descritas en otras entradas. Hay que ser muy cuidadoso con los espacios en blanco, (los puntos que se ven en las imágenes no son tales, sino la Marca de formato del espacio en blanco), Saltos de párrafo y el Salto de página.

Combinar varios registros en una sola carta. Documento preparado para combinar todas las facturas de cada DNI en la misma página

Así preparamos el documento con campos condicionales, texto y campos de combinación.

El primer campo:

Combinar varios registros en una sola carta. Campo condicional de combinación de correspondencia

Este condicional comprueba si hay un solo DNI, en cuyo caso pone el número y las facturas que tiene, Si hay más de uno, nuestro caso, no pone nada. Es lo que significa “”. Por consiguiente si sabemos que hay más de uno, podemos prescindir de este primer campo. En este caso el documento combinado empezará por una primera página en blanco.

El segundo campo:

{ set DNI1 { mergefield DNI }}

Selecciona el primer DNI de la columna DNI de nuestra base de datos, para preparar la siguiente operación.

El tercer y cuarto campo:

Combinar varios registros en una sola carta. El tercer y cuarto campo del ejemplo para agrupar varios registros en la misma carta

El tercer y cuarto campo del ejemplo. Salto de página, es en realidad un verdadero salto de página

Si el DNI siguiente es diferente del anterior, entonces introduce un salto de página y escribe el texto que pongamos y los dos campos de combinación DNI y todas las facturas que tenga. El valor falso de la condición, cuando ya no hay más DNI diferentes: introduce el último DNI y sus facturas.

Una vez introducidos, cuidadosamente los campos con el texto que necesitemos y nuestros propios campos de combinación (los encabezados de las columnas de la base de datos), hacemos la combinación de correspondencia:

  1. En Iniciar combinación de correspondencia, elegimos Directorio
  2. En Seleccionar destinatarios, nuestra base de datos
  3. Finalmente clic en Editar documentos individuales… desde Finalizar > Finalizar y combinar.
Combinar varios registros en una sola carta. Muestra el resultado final de la combinación

Este es el resultado final con tres hojas, una por DNI cada una con las tres facturas que adeuda.

Espero que te guste, sea útil, comentarios y sugerencias para nuevos temas. Sigue el blog y compártelo con tus contactos.

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Esta entrada tiene 3 comentarios
  1. Buen día Pepe

    Tengo un problema al crear una combinación de correspondencia y es que tengo una tabla en excel en la que cuento con 147 registros y para economizar papel voy a generar dos boletas en una misma hoja pero la regla de siguiente registro solo salta al 4 o 5 registro y por lo tanto cuando en la primera boleta llega a esos registros se me repite información, entonces necesito en en la segunda boleta inicie en el registro 75 y no he podido encontrar la forma, no se si me puedas ayudar con este problema.

    Mil gracias por tu atención y la ayuda que me puedas brindar

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