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Combinar varios registros en una sola carta en combinación de correspondencia.

Ya tengo una entrada publicada sobre Combinar varios registros en una sola carta , y es de las más visitadas del blog. Sin embargo, empecé por un ejemplo, tal vez demasiado complicado. En esta entrada, sugerida por un comentario de César, haré un ejemplo más sencillo con solo dos campos de combinación.

César quiere enviar comunicados a los vecinos de un inmueble que adeudan varias facturas cada uno.

Muestra un ejemplo de datos para combinación de correspondencia

Este ejemplo solo tiene dos campos: DNI y Factura.
Es conveniente que la tabla esté ordenada por el campo principal (DNI)

Introducimos estos campos, con las técnicas descritas en otras entradas. Hay que ser muy cuidadoso con los espacios en blanco, (los puntos que se ven en las imágenes no son tales, sino la Marca de formato del espacio en blanco), Saltos de párrafo y el Salto de página.

Combinar varios registros en una sola carta. Documento preparado para combinar todas las facturas de cada DNI en la misma página

Así preparamos el documento con campos condicionales, texto y campos de combinación.

El primer campo:

Combinar varios registros en una sola carta. Campo condicional de combinación de correspondencia

Este condicional comprueba si es el primer DNI, en cuyo caso pone el número y las facturas que tiene, Si hay más de uno, nuestro caso, no pone nada. Es lo que significa «».

El segundo campo:

{ set DNI1 { mergefield DNI }}

Selecciona el primer DNI de la columna DNI de nuestra base de datos, para preparar la siguiente operación.

El tercer y cuarto campo:

Combinar varios registros en una sola carta. El tercer y cuarto campo del ejemplo para agrupar varios registros en la misma carta

El tercer y cuarto campo del ejemplo. Salto de página, es en realidad un verdadero salto de página

Si el DNI siguiente es diferente del anterior, entonces introduce un salto de página y escribe el texto que pongamos y los dos campos de combinación DNI y todas las facturas que tenga. El valor falso de la condición, cuando ya no hay más DNI diferentes: introduce el último DNI y sus facturas.

Una vez introducidos, cuidadosamente los campos con el texto que necesitemos y nuestros propios campos de combinación (los encabezados de las columnas de la base de datos), hacemos la combinación de correspondencia:

  1. En Iniciar combinación de correspondencia, elegimos Directorio
  2. En Seleccionar destinatarios, nuestra base de datos
  3. Finalmente clic en Editar documentos individuales… desde Finalizar > Finalizar y combinar.
Combinar varios registros en una sola carta. Muestra el resultado final de la combinación

Este es el resultado final con tres hojas, una por DNI cada una con las tres facturas que adeuda.

Espero que te guste, sea útil, comentarios y sugerencias para nuevos temas. Sigue el blog y compártelo con tus contactos.

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Aviso: Si después de leer las entradas y sus comentarios, necesitas enviarme los datos para que haga la combinación, debes seguir estos pasos.

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Esta entrada tiene 25 comentarios
  1. Buen día Pepe

    Tengo un problema al crear una combinación de correspondencia y es que tengo una tabla en excel en la que cuento con 147 registros y para economizar papel voy a generar dos boletas en una misma hoja pero la regla de siguiente registro solo salta al 4 o 5 registro y por lo tanto cuando en la primera boleta llega a esos registros se me repite información, entonces necesito en en la segunda boleta inicie en el registro 75 y no he podido encontrar la forma, no se si me puedas ayudar con este problema.

    Mil gracias por tu atención y la ayuda que me puedas brindar

  2. Buen dia,

    Muchas gracias por tu aporte me funciona muy bien, a excepcion de que después de cada registro al realizar la convinacion word inserta un «salto de sección» lo soluciono borrandolo con reemplazar pero no se por que me inserta eso.

    1. Hola Andrei y muchas gracias por usar mi blog.
      No he podido reproducir tu problema. Asegúrate de usar la opción Directorio. Me puedes mandar una captura del código a mi correo, está en menú de la izquierda, para que le eche un vistazo

  3. Buenas noches.

    Me gustaría saber si puede subir un vídeo explicando este tema para poderlo entender mejor, ya que deseo realizar una combinación de correspondencia en word, pero utilizando la información digitada en diversas celdas de una tabla de excel dentro de un solo campo en un documento de word.

    Quedo atenta a su respuesta.

    Muchas gracias

    1. Hola Nicole:
      En mi canal de YouTube, voy publicando vídeos semanalmente, pero aún falta para llegar a la combinación de correspondencia.
      De lo que entiendo de tu consulta, tu problema es diferente. Solo tienes que incluir tantos campos de combinación como columnas de Excel quieras añadir. Puedes enviarme los datos a mi correo y te lo mostraré.
      Muchas gracias por usar y seguir mi blog.

    1. Gracias Rodrigo por usar mi blog.
      Como puedes ver son ejemplos muy sencillos y no guardo ni el Excel ni los documentos combinados.
      Los puedes reproducir fácilmente. Lee detenidamente las dos entradas y practica en la edición de campos.
      Cualquier duda concreta me la puedes consultar.

  4. Hola!
    Ante todo un saludo cordial y un agradecimiento por tu labor y compartir tus conocimientos… Nos ayuda muchísimo!

    En esta ocasión quisiera saber si podrías ayudarme con un detalle y es que estoy utilizando el código que tu publicación en un archivo de Word 2016, y creo haberlo hecho bien pero el tema es que me sigue colocando todos los registros en distintas hojas y no sé porqué lo hace si yo no he agregado saltos de página ni de sección.

    Por correo que mandé el código que escribí y la tabla que estoy usando a ver si me puedes ayudar… Muchas gracias de antemano!

  5. Buenas!!! me pasa lo mimo que a Eduin… estoy utilizando el código que tu publicación en un archivo de Word 2016, y creo haberlo hecho bien pero el tema es que me sigue colocando todos los registros en distintas hojas y no sé porqué lo hace si yo no he agregado saltos de página ni de sección.
    pueden pasarme la solución

    1. Hola Fredy:
      Muchas gracias por tu seguimiento y comentarios.
      Es que si hay que insertar un Salto de página entre los campos, tal y como indico en la entrada. Escribe, exactamente, el mismo código y, cuando termines, cambia el nombre de mis campos de ejemplo por los tuyos.
      Cuéntame si lo solucionas.

  6. hola!! soy maestra y tengo que sacar unos recados con algunos datos personales de cada alumno, necesito imprimir por lo menos 6 recados por hoja, como lo hago? Por favoorrr auxilioo

    1. Hola Nora:
      Muchas gracias por seguir el blog y por tus comentarios.
      Es lo que cuento en estas dos entradas. Si no estás habituada al trabajo con campos, deberás practicar. Puedes intentar reproducir mis ejemplos.
      Cuéntame cómo te va.

  7. amigo tienes un ejemplo?
    puedo con una base de datos q lo diferencia por cada transformador, los usuarios que pertenecen a ese transformador? y si cambio de trafo q carguen los datos de ese trafo
    gracias

    1. Gracias Andrés por seguir y compartir mis canales.
      Es difícil, si no estás acostumbrado a trabajar con campos. De hecho, las dos entradas, son un ejemplo, cada una de ellas.
      Haz esos ejemplos. Luego solo tienes que cambiar mis campos por los tuyos. Si después de hacerlos, tienes problemas, puedes enviarme tus datos al correo.

  8. buenas noches, estoy tratando de reproducir su ejemplo, pero no me da los resultados esperados, no se si se posible y me pudiera orientar al respecto… gracias… saludos… FerSal

  9. Buen día Pepe, un placer saludarle.

    En el artículo mencionas «Introducimos estos campos, con las técnicas descritas en otras entradas» y el hipervínculo a esas «otras entradas» me lleva a tu artículo «Numerar hojas o folios. Numbering only odd pages» total que no he podido aplicar la agrupación de datos en la combinación de correspondencia. Agradezco el apoyo que puedas brindarme al respecto.

    Feliz tarde..

    1. Muchas gracias, Eduardo, por seguir y compartir mis canales y por tus amables palabras:
      Si, la técnica que describo en esa entrada: Ctrl+F9, para introducir los campos, Mayús+F9 para alternar entre un campo (el seleccionado) y su valor, Alt+F9 para alternar entre todos los campos y sus valores y F9 para actualizar. Es a lo que me refiero. Son las técnicas para trabajar con campos.

  10. Estimado Pepe, he tratado de todas las formas de poder aplicar la combinación mixta que describes sin embargo no obtengo el resultado. Me gustaría que me pudieras aclarar un poco mas el uso de esta herramienta, tengo una plantilla en word tipo carta, que usa campos combinados normales como los datos iniciales de una carta, sin embargo en la parte del medio debe listar una cantidad de nombres que son todos los nombre que mantienen el mismo numero de carta en el excel, y es ahí donde me complica porque no entiendo como aplicar su herramienta.

    1. Muchas gracias, Leonardo, por seguir y compartir mis canales:
      En tu caso, creo que la clave para que puedas aplicar la técnica que describo en estas entradas, está en la estructura de los datos a combinar. Supongo que los tienes en Excel, ahí es donde tienes que añadir la columna Carta y repetirla todas las filas necesarias. Observa en el ejemplo de esta entrada, como en la base de datos en Excel, el campo DNI se repite varias veces para cada factura. Mira también los ejemplos de la otra entrada.

      1. Si claro hay una columna donde se repite la información como en el ejemplo el DNI, que es la columna número de carta, sin embargo solo en una parte de carta necesito que se listen los nombres de todas las personas que tienen ese mismo número de carta, cono aplico la técnica, podríamos intercambiar información para que me explique mejor?

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