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Hacer facturas con combinación de correspondencia

Francisco Joaquín Jiménez es el presidente del Consejo de Estudiantes de la Universidad Politécnica de Cartagena, donde, como sabéis, trabajo. Recientemente ha sido elegido también presidente de la Coordinadora de Representantes de Estudiantes de las Universidades Públicas (CREUP). Tienen mucho trabajo para elaborar las facturas, de los actos que celebran, y me ha pedido ayuda para intentar automatizar el proceso.

Las facturas se pueden hacer automáticamente para cada evento, como los diplomas u otros, usando la funcionalidad de combinación de correspondencia de Word.

Lo único que necesitamos es una base de datos, preferible en Excel, para que los campos de combinación de Word extraigan los elementos variables en cada factura: Destinatario, CIF, Asistentes, Importe, Evento etc.

Esta base de datos, a su vez, puede servirles a ellos de histórico y puede extraer algunas de sus columnas de la base de datos de universidades que ya tienen. Esto les facilitará otras tareas como hacer informes y resúmenes con Tablas dinámicas. Pero esto es un tema de Excel, fuera del alcance de este blog.

elaborar las facturas. Muestra un modelo de factura para llener con campos de combinación

Este es el modelo de factura que utilizan y que tenemos que llenar de campos de combinación

Vamos a Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia. En Iniciar combinación de correspondencia, elegimos Cartas y en Seleccionar destinatarios nuestra base de datos de Excel.

La base de datos desde la que Word hará la combinación

La base de datos en Excel desde la que Word hará la combinación

Ahora, directamente, con las técnicas vistas en otras entradas, podemos introducir los campos de combinación o usando el comando Insertar campo combinado.

 

 

elaborar las facturas. Ya tenemos la factura lista, con los campos de combinación insertados, para Editar

Ya tenemos la factura lista, con los campos de combinación insertados, para Editar documentos individuales.

elaborar las facturas. El resultado final son tantas facturas como inscritos tengamos en la base de datos. Cada una con sus datos

El resultado final son tantas facturas como inscritos tengamos en la base de datos. Cada una con sus datos

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