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Combinar varios registros en una sola carta en combinación de correspondencia.

Ya tengo una entrada publicada sobre el particular y es de las más visitadas del blog. Sin embargo, empecé por un ejemplo, tal vez demasiado complicado. En esta entrada, sugerida por un comentarios de César, haré un ejemplo más sencillo con solo dos campos de combinación.

César quiere enviar comunicados a los vecinos de un inmueble que adeudan varias facturas cada uno.

Muestra un ejemplo de datos para combinación de correspondencia

Este ejemplo solo tiene dos campos: DNI y Factura.
Es conveniente que la tabla esté ordenada por el campo principal (DNI)

Introducimos estos campos, con las técnicas descritas en otras entradas. Hay que ser muy cuidadoso con los espacios en blanco, saltos de párrafo y el salto de página.

Documento preparado para combinar todas las facturas de cada DNI en la misma página

Así preparamos el documento con campos condicionales, texto y campos de combinación.

El primer campo:

Campo condicional de combinación de correspondencia

Este condicional comprueba si hay un solo DNI, en cuyo caso pone el número y las facturas que tiene, Si hay más de uno, nuestro caso, no pone nada. Es lo que significa “”.

El segundo campo:

{ set DNI1 { mergefield DNI }}

Selecciona el primer DNI de la columna DNI de nuestra base de datos, para preparar la siguiente operación.

El tercer campo:

Si el DNI siguiente es diferente del anterior, entonces introduce un salto de página y escribe el texto que pongamos y los dos campos de combinación DNI y todas las facturas que tenga. El valor falso de la condición, cuando ya no hay más DNI diferentes: introduce el último DNI y sus facturas.

Una vez introducidos, cuidadosamente los campos con el texto que necesitemos y nuestros propios campos de combinación (los encabezados de las columnas de la base de datos), hacemos la combinación de correspondencia:

  1. En Iniciar combinación de correspondencia, elegimos Directorio
  2. En Seleccionar destinatarios, nuestra base de datos
  3. Finalmente clic en Editar documentos individuales… desde Finalizar > Finalizar y combinar.
Muestra el resultado final de la combinación

Este es el resultado final con tres hojas, una por DNI cada una con las tres facturas que adeuda.

Espero que te guste, sea útil, comentarios y sugerencias para nuevos temas. Sigue el blog y compártelo con tus contactos.

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