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Errores (cambios) de formato al combinar correspondencia.

Otro de los problemas más comunes son los errores de formato al combinar  correspondencia, sobre todo en fechas y números. Tenemos fechas con formato europeo dd/mm/aaaa en nuestra base de datos de Excel o Access y al hacer la combinación en Word, aparece con el formato americano mm/dd/yyyy. Igual ocurre con números con formato moneda o contabilidad que aparecen sin formato.

Como quiera que Microsoft usa diferentes protocolos para compartir datos entre sus aplicaciones, u otras con protocolo libre, tenemos que seleccionar la más fiable para estos supuestos.

Para hacerlo hay que marcar en Opciones > Avanzadas > General, Confirmar conversiones de formatos de archivos al abrir. De esta manera, cuando elijamos la lista de destinatarios, nos preguntará por el protocolo que queremos usar.

Un breve ejemplo, será más descriptivo.

Partimos de esta pequeña base de datos en una tabla de Excel.

Muestra una base de datos en Excel perfectamente formateada para un ejemplo de combinación de correspondencia

Nuestra pequeña base de datos con las fechas en formato europeo y los números con formato moneda.

Errores de formato al combinar correspondencia. Resultado de una combinación sin confirmar el formato con errores.

Si hacemos la combinación sin confirmar el formato, el resultado son las fechas en formato americano y los números sin formato

Pero si marcamos Confirmar conversiones de formatos de archivos al abrir, en el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, al marcar Mostrar todos, podemos elegir el protocolo adecuado. En este caso DDE, Dynamic Data Exchange.

El cuadro de diálogo Confirmar origen de datos mostrando todas las opciones y protocolos de conversión

En este caso seleccionamos Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls).
Si los datos estuvieran en Access, elegiríamos la anterior.
Para que aparezcan los diferentes protocolos debe estar marcado Mostrar todo.

Problema solucionado. Nuestros datos, ahora, aparecerán perfectamente formateados en la combinación. Hay ocasiones en que este método no soluciona los cambios de formato y hay que recurrir a la edición de los campos directamente en Word. Esto lo veremos en otra entrada.

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