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Errores (cambios) de formato al combinar correspondencia.

Otro de los problemas más comunes son los errores de formato al combinar  correspondencia, sobre todo en fechas y números. Tenemos fechas con formato europeo dd/mm/aaaa en nuestra base de datos de Excel o Access y al hacer la combinación en Word, aparece con el formato americano mm/dd/yyyy. Igual ocurre con números con formato moneda o contabilidad que aparecen sin formato.

Como quiera que Microsoft usa diferentes protocolos para compartir datos entre sus aplicaciones, u otras con protocolo libre, tenemos que seleccionar la más fiable para estos supuestos.

Para hacerlo hay que marcar en Opciones > Avanzadas > General, Confirmar conversiones de formatos de archivos al abrir. De esta manera, cuando elijamos la lista de destinatarios, nos preguntará por el protocolo que queremos usar.

Un breve ejemplo, será más descriptivo.

Partimos de esta pequeña base de datos en una tabla de Excel.

Muestra una base de datos en Excel perfectamente formateada para un ejemplo de combinación de correspondencia

Nuestra pequeña base de datos con las fechas en formato europeo y los números con formato moneda.

Errores de formato al combinar correspondencia. Resultado de una combinación sin confirmar el formato con errores.

Si hacemos la combinación sin confirmar el formato, el resultado son las fechas en formato americano y los números sin formato

Pero si marcamos Confirmar conversiones de formatos de archivos al abrir, en el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, al marcar Mostrar todos, podemos elegir el protocolo adecuado. En este caso DDE, Dynamic Data Exchange.

El cuadro de diálogo Confirmar origen de datos mostrando todas las opciones y protocolos de conversión

En este caso seleccionamos Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls).
Si los datos estuvieran en Access, elegiríamos la anterior.
Para que aparezcan los diferentes protocolos debe estar marcado Mostrar todo.

Problema solucionado. Nuestros datos, ahora, aparecerán perfectamente formateados en la combinación. Hay ocasiones en que este método no soluciona los cambios de formato y hay que recurrir a la edición de los campos directamente en Word. Esto lo veremos en otra entrada.

Espero que te guste, sea útil, comentarios y sugerencias para nuevos temas. Sigue el blog y compártelo con tus contactos.

También puedes visitar el Curso avanzado de Word en mi canal de Youtube.

Esta entrada tiene 28 comentarios
  1. Muchas gracias! No encontraba la solución… y después de mucho buscar, encontré tu solución. Todo quedó perfecto. Nuevamente, mil gracias!

  2. Cuando combino algunos campos me salen en negrita y si los cambio en un documento del combinado en el siguiente vuelve a salir con negrita, como puedo solucionar esto?? gracias

    1. Hola Carlos:
      Muchas gracias por seguir el blog.
      Si te salen en negrita es porque están en negrita en el documento de combinación o en la base de datos. Es ahí donde debes corregirlo.

    1. Muchas gracias Emelinda, por seguir y compartir el blog y mi canal de YouTube.
      Si no das más detalles, no puedo ayudarte. Piensa que yo no puedo reproducir tu problema. Dime si te ocurre en uno o en todos los documentos, desde cuándo te ocurre, si solo te ocurre al combinar correspondencia y cómo lo haces. Puedes contactarme directamente a mi correo.

  3. En primer lugar darte las gracias por compartir tus conocimientos.
    Mi caso debe ser algo muy básico pero que se me escapa la solución. Se trata de imprimir etiquetas postales autoadhesivas. En cada hoja hay 16 etiquetas, distribuidas en dos columnas y ocho filas. El problema es que al «Actualizar etiquetas» sólo cumplimenta los campos de los dos etiquetas de la primera fila y de las dos de la última fila, dejando el blanco el resto de etiquetas intermedias. Por supuesto, en la base de datos de Excel no hay celdas vacías. ¿Alguna solución?
    Gracias de antemano.

    1. Muchas gracias Benjamin por seguir y compartir mis canales.
      Si el problema persiste, después de Finalizar la combinación al hacer clic en Editar documentos individuales, podría ser este error de Word, detectado en determinadas circunstancias. Ten en cuenta que yo no puedo reproducir el error. Únicamente, si me pasas los datos, podría enviarte el documento de combinación.
      Cuéntame cómo te va, al correo, y suerte.

  4. Perfecto. Distes en el clavo. Se trataba de https://support.microsoft.com/es-es/help/898630/merge-fields-do-not-replicate-in-labels-in-a-mail-merge-document-in-wo.
    Sin embargo, yo trabajo con PC y Word 2007, y la solución es la misma: Desde el Asistente de correspondencia, en el paso 4 de 6, una vez editados los campos en la primera etiqueta y , situados en la misma, darle a F6 y posteriormente ya a Actualizar etiquetas. El resto no plantea ningún problema.
    Muchas gracias, Pepe, y enhorabuena por tus canales.

  5. Tengo vinculado correspondencia entre archivos word y excel, tuve la necesidad de insertar 2 nuevos campos en el archivo excel pero que no aparecen en la correspondencia con word a pesar de hacer la actualización del vinculo, por favor agradecere su apoyo.

    1. Muchas gracias Vladimir por seguir y compartir mis canales:
      En el documento de combinación de Word, vuelve a Seleccionar destinatarios, elige el mismo libro y se actualizará automáticamente.

  6. Buenos días. Tengo un Word que jala información de excel usando Correspondencia. trabajaba muy bien hasta hace unos días, sin embargo ahora al intentar editar la lista de destinatarios, Word se bloquea y no me queda otra cosa que cerrar a través del administrador de tareas.
    Revise sintaxis, copie los datos a un excel y word nuevo y sigue pasando lo mismo. Algún consejo ? gracias por tu ayuda.

    1. Muchas gracias Alberto por seguir y compartir mis canales:
      Esto puede ser un problema de licencia, de incompatibilidad con otros programas, complementos, etc.
      Para empezar a descartar, abre Word en Modo seguro. con Ctrl presionado, hasta que pregunte.
      Ya me vas contando al correo, está aquí, menú derecha, al final.

  7. hola buenas tardes
    el error que se me presenta es que primero cargo la lista de los destinatarios y cuando aplico para hacer la combinación la lista me aparece en blanco, mas sin embargo probé desde otras dos maquinas y el proceso lo hace a la perfección y no entiendo porque ocurre

    1. Muchas gracias Carlos por seguir y compartir mis canales:
      Pásame al correo tus datos o un ejemplo, indicando los pasos que sigues, para que lo vea.

  8. Mi archivo de Excel tiene varias pestañas y necesito hacer uso de toda la información que ellas con tienen, aplique lo que aquí se describe funciona pero cuando requiero hacerlo con otra correspondencia aparece solo la base que tengo en la primera pestaña. La otra solución que aplique fue shift + f9 en cada campo y le agrego al final del nombre del campo #”0#” que es el formato que tienen las celdas numéricas (formato personalizado). No he terminado ya que por este método es muy tedioso, tengo una gran cantidad de campos que modificar, agradecería su ayuda.

    Saludos cordiales

    1. Muchas gracias Marianela por seguir y compartir mis canales:
      Para hacer otra combinación de correspondencia debes volver a seleccionar y editar la lista de destinatarios, que es tu otra hoja del libro de Excel. Así te aparecerán los nuevos campos.

  9. Hola tengo un problema al combinar un archivo y es que al momento de hacer la combinación me cambia los datos y me les coloca un 0 cero. pero al revisar el archivo de excel la formula esta bien y el archivo esta bien. agradezco su ayuda

    1. Muchas gracias, Walter, por seguir y compartir mis canales:
      Mándame los archivos al correo que los revise. Mientras, revisa las configuraciones de intercambio dinámico de datos que cuento en las respuestas a otros comentarios

      1. Hola, tengo el mismo problema, en mi lista excel tengo celdas con texto y al combinar me sale 0 en «Destinatarios de combinar correspondencia» de word.

  10. Hola. A mi me pasa lo mismo que han expuesto: en el excel tengo un texto y en el documento combinado me aparece un 0. ¿Como te lo puedo enviar por mail?
    Gracias y saludos,

    1. Muchas gracias, Patricia, por seguir y compartir mis canales:
      Aquí, en el blog, un poco más arriba, al final del menú de la derecha, bajo contacto, tienes mi correo.

  11. Hola, en la hoja de calculo tengo un periodo de tiempo comprendido entre dos fechas y en el formato de world necesito escribirlo de la siguiente manera «UN (1) MES, DESDE EL 1 ENERO HASTA EL 31 DE ENERO». ¿hay alguna manera de lograr que a través de una formula excel cambie las fechas a ese texto en específico ? de antemano muchas gracias.

  12. Buen día Pepe, una duda, Cada que cierro el archivo de word y lo abro de nuevo tengo que volver a seleccionar el origen de los datos, es normal eso?
    Mi situación es que hice correspondencia de excel a word para crear cheques y utilizo el formato de moneda, y cada vez que cierro el archivo de word y lo vuelvo a abrir este me vuelve a pedir introducir el origen de los datos, hay alguna forma en la que se quede grabado el origen?

    1. Muchas gracias, Antonio, por seguir y compartir mis canales:
      No es lo normal y las causas pueden ser variadas, muchas de ellas se tratan en este hilo.
      Espero y deseo que lo soluciones y me comentes cuál era tu caso.

  13. buenas tardes. mi problema es el siguiente
    al combinar mi correspondencia con la tabla de excel, los campos de números no los coloca con las comas de separador de miles, y algunos casos por ejemplo la cantidad de 500 y me coloca en el campo 499.9999
    no encuentro como corregir el error.

    1. Muchas gracias, Verónica, por seguir y compartir mis canales:
      Excel, y todos los programas, si no les indicas lo contrario, en el caso de Excel desde Opciones > Avanzadas > Opciones de edición > Usar separadores del sistema, usan la configuración regional del Sistema Operativo, a la que se accede desde el Panel de control.
      Respecto a los decimales, ocurre si provienen de cálculos, por la precisión de Excel. para evitarlo debes usar alguna función como entero o redondear, según el caso.
      Si persisten los problemas, me puedes contactar por correo.

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