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Errores (cambios) de formato al combinar correspondencia.

Otro de los problemas más comunes son los errores de formato al combinar  correspondencia, sobre todo en fechas y números. Tenemos fechas con formato europeo dd/mm/aaaa en nuestra base de datos de Excel o Access y al hacer la combinación en Word, aparece con el formato americano mm/dd/yyyy. Igual ocurre con números con formato moneda o contabilidad que aparecen sin formato.

Como quiera que Microsoft usa diferentes protocolos para compartir datos entre sus aplicaciones, u otras con protocolo libre, tenemos que seleccionar la más fiable para estos supuestos.

Para hacerlo hay que marcar en Opciones > Avanzadas > General, Confirmar conversiones de formatos de archivos al abrir. De esta manera, cuando elijamos la lista de destinatarios, nos preguntará por el protocolo que queremos usar.

Un breve ejemplo, será más descriptivo.

Partimos de esta pequeña base de datos en una tabla de Excel.

Muestra una base de datos en Excel perfectamente formateada para un ejemplo de combinación de correspondencia

Nuestra pequeña base de datos con las fechas en formato europeo y los números con formato moneda.

Errores de formato al combinar correspondencia. Resultado de una combinación sin confirmar el formato con errores.

Si hacemos la combinación sin confirmar el formato, el resultado son las fechas en formato americano y los números sin formato

Pero si marcamos Confirmar conversiones de formatos de archivos al abrir, en el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, al marcar Mostrar todos, podemos elegir el protocolo adecuado. En este caso DDE, Dynamic Data Exchange.

El cuadro de diálogo Confirmar origen de datos mostrando todas las opciones y protocolos de conversión

En este caso seleccionamos Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls).
Si los datos estuvieran en Access, elegiríamos la anterior.
Para que aparezcan los diferentes protocolos debe estar marcado Mostrar todo.

Problema solucionado. Nuestros datos, ahora, aparecerán perfectamente formateados en la combinación. Hay ocasiones en que este método no soluciona los cambios de formato y hay que recurrir a la edición de los campos directamente en Word. Esto lo veremos en otra entrada.

Espero que te guste, sea útil, comentarios y sugerencias para nuevos temas. Sigue el blog y compártelo con tus contactos.

También puedes visitar el Curso avanzado de Word en mi canal de Youtube.

Esta entrada tiene 8 comentarios
  1. Muchas gracias! No encontraba la solución… y después de mucho buscar, encontré tu solución. Todo quedó perfecto. Nuevamente, mil gracias!

  2. Cuando combino algunos campos me salen en negrita y si los cambio en un documento del combinado en el siguiente vuelve a salir con negrita, como puedo solucionar esto?? gracias

    1. Hola Carlos:
      Muchas gracias por seguir el blog.
      Si te salen en negrita es porque están en negrita en el documento de combinación o en la base de datos. Es ahí donde debes corregirlo.

    1. Muchas gracias Emelinda, por seguir y compartir el blog y mi canal de YouTube.
      Si no das más detalles, no puedo ayudarte. Piensa que yo no puedo reproducir tu problema. Dime si te ocurre en uno o en todos los documentos, desde cuándo te ocurre, si solo te ocurre al combinar correspondencia y cómo lo haces. Puedes contactarme directamente a mi correo.

  3. En primer lugar darte las gracias por compartir tus conocimientos.
    Mi caso debe ser algo muy básico pero que se me escapa la solución. Se trata de imprimir etiquetas postales autoadhesivas. En cada hoja hay 16 etiquetas, distribuidas en dos columnas y ocho filas. El problema es que al “Actualizar etiquetas” sólo cumplimenta los campos de los dos etiquetas de la primera fila y de las dos de la última fila, dejando el blanco el resto de etiquetas intermedias. Por supuesto, en la base de datos de Excel no hay celdas vacías. ¿Alguna solución?
    Gracias de antemano.

    1. Muchas gracias Benjamin por seguir y compartir mis canales.
      Si el problema persiste, después de Finalizar la combinación al hacer clic en Editar documentos individuales, podría ser este error de Word, detectado en determinadas circunstancias. Ten en cuenta que yo no puedo reproducir el error. Únicamente, si me pasas los datos, podría enviarte el documento de combinación.
      Cuéntame cómo te va, al correo, y suerte.

  4. Perfecto. Distes en el clavo. Se trataba de https://support.microsoft.com/es-es/help/898630/merge-fields-do-not-replicate-in-labels-in-a-mail-merge-document-in-wo.
    Sin embargo, yo trabajo con PC y Word 2007, y la solución es la misma: Desde el Asistente de correspondencia, en el paso 4 de 6, una vez editados los campos en la primera etiqueta y , situados en la misma, darle a F6 y posteriormente ya a Actualizar etiquetas. El resto no plantea ningún problema.
    Muchas gracias, Pepe, y enhorabuena por tus canales.

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