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Insertar imágenes en combinación de correspondencia

Vamos a utilizar las tarjetas de identificación que creamos en la entrada anterior, como ejemplo para insertar imágenes en combinación de correspondencia. Este es uno de los muchos ejemplos en los que tales imágenes son necesarias. En otros casos son recomendables y hacen nuestros documentos más profesionales y atractivos.

Hoy mostraré cómo añadir una foto y un logotipo a una combinación de correspondencia. Usaré un ejemplo sencillo de solo cuatro tarjetas para cuatro delegados a un congreso de las cuatro Universidades Politécnicas de España. 

En primer lugar, hay que guardar las fotos de los delegados y los logotipos de las Universidades en sendas carpetas. Todas con la misma extensión, JPG tiene muy buena relación tamaño / calidad. Seguidamente, crear la Base de datos, para utilizar en la combinación, en un nuevo libro de Excel. También podría ser una Tabla de Access o del propio Word.

La base de datos para combinar doblando las barras invertidas

Con Reemplazar ponemos dos barras invertidas donde haya una.

En las columnas Foto y Logo, hay que poner la dirección (ruta) de las imágenes, añadiendo el nombre al final. Las direcciones contienen Barras invertidas, que son símbolos que Word usa internamente en muchos procesos, como la inserción y modificación de Campos, por lo que no los reconocerá. Para que lo haga hay que doblarlas, es decir donde haya una, hay que poner dos. Esto lo hacemos rápidamente con Reemplazar (Ctrl+L).

Pues bien, ya tenemos los dos elementos necesarios para la combinación, la base de datos y el documento origen para combinar. Nos queda insertar los campos de combinación y Finalizar.

Para una adecuada colocación de fotos, nombres y logos, hay que insertar una tabla sin bordes en la primera etiqueta y ajustarla según nuestro gusto o indicaciones de la organización. Antes de insertar los campos de combinación de las imágenes hay que introducir un campo INCLUDEPICTURE, dentro del cual irá el campo de las imágenes.

Insertar imágenes en combinación de correspondencia. una tabla sin bordes para acomodar los campos de combinación, ya que incluyen imágenes y logos

Utilizamos una tabla sin bordes para acomodar los campos de combinación, ya que incluyen imágenes y logos

Este campo lo podemos introducir con las técnicas descritas en esta entrada. Los demás campos de combinación se introducen desde Correspondencia > Escribir e insertar campos > Insertar campo combinado, eligiéndolo desde su lista desplegable.

Insertar imágenes en combinación de correspondencia. Muestra los campos de combinación ya colocados para realizar la combinación de correspondencia con imágenes

Ya tenemos correctamente colocados todos los campos de combinación en la primera etiqueta. Los que llevan una imagen están anidados en un campo Includepicture. Listo para Actualizar todas.

Una vez terminada la primera etiqueta, clic en Actualizar etiquetas y Finalizar y combinar. A veces no se ve bien hasta que se actualizan los campos con F9. En todo caso al imprimir se actualizan todos los campos, si está marcado Actualizar campos antes de imprimir en Opciones > Mostrar > Opciones de impresión.

Insertar imágenes en combinación de correspondencia. Combinación de correspondencia finalizada

Combinación finalizada. No se ven las imágenes hasta que actualicemos

 

Insertar imágenes en combinación de correspondencia. Muestra el resultado final de la combinación de correspondencia con las cuatro tarjetas de asistencia personalizadas con la foto del delegado y el logotipo de la Universidad

Resultado final de la combinación de correspondencia

A todos mis seguidores y lectores, les deseo un nuevo año lleno de salud, felicidad y éxitos.

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Esta entrada tiene 10 comentarios
  1. Hola, ya lo intente y sigo teniendo el mismo problema, estoy usando word 2013, tengo tres archivos a usar: un pdf para cada destinatario, un word con una lista de los correos y la ruta del pdf y el excel con la base de datos con los nombres, correos, ruta del pdf y ruta de la imagen (la cual es una firma en imagen). Esta firma la necesito incluir al redactar el correo de saludo. He hecho varios procedimientos de diferentes tutoriales con el campo de IncludePicture, al hacerlo aparentemente todo va bien, el problema es cuando reviso los correos ya enviados, en los cuales me doy cuenta que la firma no se muestra al pie del correo como se debe.

    Estoy usando una macro que me adjunta el pdf, y no puedo dejar de usarla ya que es necesario incluir el documento.

    Espero me puedan ayudar.

    Saludos.

    1. Hola Patricia:
      Encantado de que uses mi blog para tus consultas.
      Puedes incrustar el pdf en Word y enviarlo como adjunto en el mensaje de correo electrónico. En el último paso Finalizar y combinar > Enviar mensajes de correo electrónico…, en Formato de correo, elige Datos adjuntos.
      Para incrustar y vincular el pdf: Insertar > Texto > Objeto > Crear desde un archivo, marca Vincular al archivo y Mostrar como icono, seleccionas el pdf e Insertar o Abrir. Ya lo tienes incrustado en Word. Con doble clic se te abre el pdf.

      1. Hola pepe.

        Quiero adjuntar pdf personalizados, por favor tú me puedes indicar cómo realizarlo.

        Pero aclaro, el cuerpo del correo tiene una imagen, y adicional debe ir un adjunto en pdf, que es un certificado personalizado.

        En la red aparece una macro, que es la siguiente, pero esta no permite el incluir imágenes:

        Sub combina()
        Dim Source As Document, Maillist As Document, TempDoc As Document
        Dim Datarange As Range
        Dim i As Long, j As Long
        Set objEmail = CreateObject(“CDO.Message”)
        objEmail.from = “info@educadictos.com”
        Dim bStarted As Boolean
        Set oOutlookApp = CreateObject(“Outlook.Application”)
        ‘ Dim oItem As Outlook.MailItem
        Dim mysubject As String, message As String, title As String
        Set Source = ActiveDocument
        ‘ Check if Outlook is running. If it is not, start Outlook
        On Error Resume Next
        Set oOutlookApp = GetObject(, “Outlook.Application”)
        If Err 0 Then
        Set oOutlookApp = CreateObject(“Outlook.Application”)
        bStarted = True
        End If
        ‘ Open the catalog mailmerge document
        With Dialogs(wdDialogFileOpen)
        .Show
        End With
        Set Maillist = ActiveDocument
        ‘ Show an input box asking the user for the subject to be inserted into the email messages
        message = “Escribe el asunto que llevarán todos los emails” ‘ Set prompt.
        title = ” Email Subject Input” ‘ Set title.
        ‘ Display message, title
        mysubject = InputBox(message, title)
        ‘ Iterate through the Sections of the Source document and the rows of the catalog mailmerge document,
        ‘ extracting the information to be included in each email.
        For j = 1 To Source.Sections.Count – 1
        Set oItem = oOutlookApp.CreateItem(olMailItem)
        With oItem
        .Subject = mysubject
        .Body = Source.Sections(j).Range.Text
        Set Datarange = Maillist.Tables(1).Cell(j, 1).Range
        Datarange.End = Datarange.End – 1
        .To = Datarange
        For i = 2 To Maillist.Tables(1).Columns.Count
        Set Datarange = Maillist.Tables(1).Cell(j, i).Range
        Datarange.End = Datarange.End – 1
        .Attachments.Add Trim(Datarange.Text), olByValue, 1
        Next i
        .Send
        End With
        Set oItem = Nothing
        Next j
        Maillist.Close wdDoNotSaveChanges
        ‘ Close Outlook if it was started by this macro.
        If bStarted Then
        oOutlookApp.Quit
        End If
        MsgBox Source.Sections.Count – 1 & ” messages have been sent.”
        ‘Clean up
        Set oOutlookApp = Nothing
        End Sub

        1. Hola Astrid:
          Gracias por usar mi blog para mejorar tus conocimientos de Word.
          La imagen la puedes incluir en el documento como el resto del texto fijo. Respecto al PDF, puedes usar un complemento de mi compañero Doug Robbins o una macro, para ejecutar en Directorio, de la web de los mvp de Word. En este enlace puedes ver las dos soluciones. Yo me decantaría por el complemento, aunque he de reconocer que no lo he usado. Doug es uno de los mejores expertos en combinación de correspondencia y puedes contactar con él.
          Muchísimas gracias, de nuevo, y espero seguir contando con tus comentarios.

  2. Hola Pepe, hasta el cambio a la versión W10 usaba la macro que ha indicado Astrid para prepara emails con documentos adjuntos. A raíz del cambio de SO ha dejado de funcionar. La macro realiza todos los procesos excepto el envío de los mails. Uso Word 2016 y W10.

    Gracias.

  3. Hola:

    Realicé el procedimiento sugerido y parece funcionar pero al Finalizar y combinar>Editar documentos individuales aparece la imagen del primer documento en todos los demás.
    Con la vista previa de resultados puedo ver las diferentes imágenes solo pero cada vez que cambio de resultado es necesario utilizar F9 para que la imagen se actualice.

    ¿Alguna idea?

    Gracias

    1. Así es Antonio. Ya lo advierto en la entrada. En todo caso, recuerda que al imprimir se actualizan automáticamente, si está marcada esta opción, con lo que no hay problema.
      Muchas gracias por tus comentarios, espero seguir contando con tu apoyo.

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