Insertar imágenes en combinación de correspondencia

Vamos a utilizar las tarjetas de identificación que creamos en la entrada anterior, como ejemplo para insertar imágenes en la combinación de correspondencia. Este es uno de los muchos ejemplos en los que tales imágenes son necesarias. En otros casos son recomendables y hacen nuestros documentos más profesionales y atractivos.

Hoy mostraré cómo añadir una foto y un logotipo a una combinación de correspondencia. Usaré un ejemplo sencillo de solo cuatro tarjetas para cuatro delegados a un congreso de las cuatro Universidades Politécnicas de España. 

En primer lugar, hay que guardar las fotos de los delegados y los logotipos de las Universidades en sendas carpetas. Todas con la misma extensión, JPG tiene muy buena relación tamaño / calidad. Seguidamente, crear la Base de datos, para utilizar en la combinación, en un nuevo libro de Excel. También podría ser una Tabla de Access o del propio Word.

La base de datos para combinar doblando las barras invertidas
Con Reemplazar ponemos dos barras invertidas donde haya una.

En las columnas Foto y Logo, hay que poner la dirección (ruta) de las imágenes, añadiendo el nombre al final. Las direcciones contienen Barras invertidas, que son símbolos que Word usa internamente en muchos procesos, como la inserción y modificación de Campos, por lo que no los reconocerá. Para que lo haga hay que doblarlas, es decir donde haya una, hay que poner dos. Esto lo hacemos rápidamente con Reemplazar (Ctrl+L).

Pues bien, ya tenemos los dos elementos necesarios para la combinación, la base de datos y el documento origen para combinar. Nos queda insertar los campos de combinación y Finalizar.

Para una adecuada colocación de fotos, nombres y logos, hay que insertar una tabla sin bordes en la primera etiqueta y ajustarla según nuestro gusto o indicaciones de la organización. Antes de insertar los campos de combinación de las imágenes hay que introducir un campo INCLUDEPICTURE, dentro del cual irá el campo de las imágenes.

una tabla sin bordes para acomodar los campos de combinación, ya que incluyen imágenes y logos
Utilizamos una tabla sin bordes para acomodar los campos de combinación, ya que incluyen imágenes y logos

Este campo lo podemos introducir con las técnicas descritas en esta entrada. Los demás campos de combinación se introducen desde Correspondencia > Escribir e insertar campos > Insertar campo combinado, eligiéndolo desde su lista desplegable.

Muestra los campos de combinación ya colocados para realizar la combinación de correspondencia con imágenes
Ya tenemos correctamente colocados todos los campos de combinación en la primera etiqueta. Los que llevan una imagen están anidados en un campo Includepicture. Listo para Actualizar todas.

Una vez terminada la primera etiqueta, clic en Actualizar etiquetas y Finalizar y combinar. A veces no se ve bien hasta que se actualizan los campos con F9. En todo caso al imprimir se actualizan todos los campos, si está marcado Actualizar campos antes de imprimir en Opciones > Mostrar > Opciones de impresión.

Combinación de correspondencia finalizada
Combinación finalizada. No se ven las imágenes hasta que actualicemos

 

Muestra el resultado final de la combinación de correspondencia con las cuatro tarjetas de asistencia personalizadas con la foto del delegado y el logotipo de la Universidad
Resultado final de la combinación de correspondencia

A todos mis seguidores y lectores, les deseo un nuevo año lleno de salud, felicidad y éxitos.

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3 comentarios sobre “Insertar imágenes en combinación de correspondencia

  1. Hola, ya lo intente y sigo teniendo el mismo problema, estoy usando word 2013, tengo tres archivos a usar: un pdf para cada destinatario, un word con una lista de los correos y la ruta del pdf y el excel con la base de datos con los nombres, correos, ruta del pdf y ruta de la imagen (la cual es una firma en imagen). Esta firma la necesito incluir al redactar el correo de saludo. He hecho varios procedimientos de diferentes tutoriales con el campo de IncludePicture, al hacerlo aparentemente todo va bien, el problema es cuando reviso los correos ya enviados, en los cuales me doy cuenta que la firma no se muestra al pie del correo como se debe.

    Estoy usando una macro que me adjunta el pdf, y no puedo dejar de usarla ya que es necesario incluir el documento.

    Espero me puedan ayudar.

    Saludos.

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    1. Hola Patricia:
      Encantado de que uses mi blog para tus consultas.
      Puedes incrustar el pdf en Word y enviarlo como adjunto en el mensaje de correo electrónico. En el último paso Finalizar y combinar > Enviar mensajes de correo electrónico…, en Formato de correo, elige Datos adjuntos.
      Para incrustar y vincular el pdf: Insertar > Texto > Objeto > Crear desde un archivo, marca Vincular al archivo y Mostrar como icono, seleccionas el pdf e Insertar o Abrir. Ya lo tienes incrustado en Word. Con doble clic se te abre el pdf.

      Me gusta

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