Agrupar varios registros en la misma carta al combinar correspondencia.

A pesar de que la combinación de correspondencia en Word es muy completa y cuenta con reglas para aplicar numerosas soluciones, como las que vimos en personalizar la combinación de correspondencia, hay ocasiones en las que tenemos que recurrir a la edición directa en los campos.

Si tenemos una lista de clientes en la que un mismo cliente nos adeuda varias facturas y albaranes; una lista de alumnos, en la que el mismo alumno ha faltado a varias clases; una lista de propietarios de la comunidad, en la que el mismo propietario adeuda varios recibos o tiene varias propiedades etc. En todos estos casos, sacados de consultas de mis seguidores o de los foros en los que participo, y muchas otras, no es conveniente repetir cartas o mensajes de correo a cada uno de ellos. Es mejor, agrupar todos los registros de la misma persona en una sola carta o mensaje de correo. Esto es lo que intentaré explicar en esta entrada.

Necesitamos una base de datos en cualquiera de los formatos admitidos por Word. Para este ejemplo usaré una tabla en Excel. En el documento de combinación tenemos que utilizar la opción Directorio. Una vez seleccionado el origen de datos solo tenemos que introducir a mano, con las técnicas descritas en otras entradas,  los campos.

Base de datos de ejemplo para agrupar registros (Facturas) en combinación de correspondencia
La base de datos para combinar varias facturas y albaranes del mismo cliente.
Muestra los campos editados para conseguir la agrupación de registros en la combinación de correspondencia.
Aquí he escrito Salto de página, para que se vea todo el código junto. Se trata de un verdadero salto de página, que se puede introducir desde Insertar > Páginas o con Ctrl+Intro. Los saltos de párrafo y los espacios también hay que incluirlos.

El primer condicional busca si es el primer registro de la combinación. Esto lo dice el campo MERGESEQ. Si es verdadero escribimos entre comillas el texto que queremos y el nombre del cliente, que lo proporciona el campo MERGEFIELD Cliente y seguidamente la relación de facturas y albaranes que encuentra el campo SET, en los campos de combinación Factura y Albarán, (los nombres de las columnas de la tabla de Excel). El valor falso, de este primer condicional IF, es nada (“”), cuando no sea el primer cliente ya no pone nada en esta página.

El resultado de este primer campo condicional IF, será:

Estimado cliente Juan estas son las facturas y sus correspondientes albaranes que nos adeuda:

Factura1 Albarán1

Factura1 Albarán2

Factura1 Albarán3

Factura2 Albarán1

Factura2 Albarán2

Factura2 Albarán3

Cuando el primer registro sea uno y no pondrá nada más en esta primera hoja para los siguientes clientes.

Ahora comparamos  con un segundo IF si el cliente2 es diferente del cliente1, y en el caso de que lo sea, ponemos un salto de párrafo, un salto de página y el texto y los campos igual que para el primer cliente.

Directorio8, en mi ejemplo es el resultado de la combinación. Todas las facturas y albaranes están agrupadas en una hoja para cada cliente.
Directorio8, en mi ejemplo es el resultado de la combinación. Todas las facturas y albaranes están agrupadas en una hoja para cada cliente.

Por último Finalizar y combinar > Editar documentos individuales… > Todos y Aceptar.

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4 comentarios sobre “Agrupar varios registros en la misma carta al combinar correspondencia.

  1. Esta consulta la habia buscado por muhco rato, por lo cual, muchas gracias. Sin embargo, la intentè realizar pero no me genera los resultados esperados, me podrías ayudar, indicando si los códigos SET, cliente 1, Factura, Cliente 2, son colocados manualmente o vía un menú de sistema. Gracias

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    1. Gracias Juan Andrés por utilizar mi blog para mejorar tu rendimiento con Word.
      Todos los campos se introducen a mano, con las técnicas conocidas, que describo en otra entrada. Hay que ser muy cuidadoso con la escritura, respetando todo, incluidos los espacios en blanco.

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  2. Gracias por su aporte he pasado una semana tratando de combinar facturas de cobro pero no se como introducir los códigos, no se como hacerlo tendrá algún video de referencia.

    Gracias

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    1. Hola Antonio:
      Gracias por usar mi blog para mejorar tus prestaciones con Word.
      Si que tengo pensado iniciar pronto una serie de vídeos. Pero no sebes esperar hasta que publique el de este tema. En la entrada hay enlaces a otras donde se explica como introducir y editar los campos. El código lo puse como imagen para que se apreciara exactamente todo, sobre todo por los espacios en blanco, con la excepción del salto de página que también cuento. Observa que los campos mergeseq se refieren a los nombres de las columnas de la base de datos y los campos set a los registros.

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