Errores (cambios) de formato al combinar correspondencia.

Otro de los problemas más comunes son los errores de formato al combinar  correspondencia, sobre todo en fechas y números. Tenemos fechas con formato europeo dd/mm/aaaa en nuestra base de datos de Excel o Access y al hacer la combinación en Word, aparece con el formato americano mm/dd/yyyy. Igual ocurre con números con formato moneda o contabilidad que aparecen sin formato.

Como quiera que Microsoft usa diferentes protocolos para compartir datos entre sus aplicaciones, u otras con protocolo libre, tenemos que seleccionar la más fiable para estos supuestos.

Para hacerlo hay que marcar en Opciones > Avanzadas > General, Confirmar conversiones de formatos de archivos al abrir. De esta manera, cuando elijamos la lista de destinatarios, nos preguntará por el protocolo que queremos usar.

Un breve ejemplo, será más descriptivo.

Partimos de esta pequeña base de datos en una tabla de Excel.

Nuestra pequeña base de datos con las fechas en formato europeo y los números con formato moneda.
Si hacemos la combinación sin confirmar el formato, el resultado son las fechas en formato americano y los números sin formato

Pero si marcamos Confirmar conversiones de formatos de archivos al abrir, en el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, al marcar Mostrar todos, podemos elegir el protocolo adecuado. En este caso DDE, Dynamic Data Exchange.

En este caso seleccionamos Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls).
Si los datos estuvieran en Access, elegiríamos la anterior.
Para que aparezcan los diferentes protocolos debe estar marcado Mostrar todos.

Problema solucionado. Nuestros datos, ahora, aparecerán perfectamente formateados en la combinación. Hay ocasiones en que este método no soluciona los cambios de formato y hay que recurrir a la edición de los campos directamente en Word. Esto lo veremos en otra entrada.

Espero que te guste, sea útil, comentarios y sugerencias para nuevos temas. Sigue el blog y compártelo con tus contactos.

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Esta entrada tiene 57 comentarios

  1. Negrita

    Muchas gracias! No encontraba la solución... y después de mucho buscar, encontré tu solución. Todo quedó perfecto. Nuevamente, mil gracias!

    1. Mauricio

      Hola buen día me puedes orientar
      Haga la correspondencia combinada y el texto me queda en negrita, no se deja modificar, cuando lo cambio en fuente al pasar a la siguiente carta queda igual en negrura, Gracias.

      1. Pepe Martínez

        Muchas gracias, Mauricio, por seguir y compartir, con tus contactos, mis canales:
        Es en el campo mergefield del documento de combinación en el que tienes que quitarlo. Para ver y editar los campos debes presionar Alt+F9.
        Puedes contactarme al correo, si no te aclaras.

  2. carlos

    Cuando combino algunos campos me salen en negrita y si los cambio en un documento del combinado en el siguiente vuelve a salir con negrita, como puedo solucionar esto?? gracias

    1. Pepe Martínez

      Hola Carlos:
      Muchas gracias por seguir el blog.
      Si te salen en negrita es porque están en negrita en el documento de combinación o en la base de datos. Es ahí donde debes corregirlo.

  3. Emelinda

    saludos, al tratar de crear la lista de correspondecia mi word 2016 sale, simplemente se cierra la hoja

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias Emelinda, por seguir y compartir el blog y mi canal de YouTube.
      Si no das más detalles, no puedo ayudarte. Piensa que yo no puedo reproducir tu problema. Dime si te ocurre en uno o en todos los documentos, desde cuándo te ocurre, si solo te ocurre al combinar correspondencia y cómo lo haces. Puedes contactarme directamente a mi correo.

  4. Benjamin

    En primer lugar darte las gracias por compartir tus conocimientos.
    Mi caso debe ser algo muy básico pero que se me escapa la solución. Se trata de imprimir etiquetas postales autoadhesivas. En cada hoja hay 16 etiquetas, distribuidas en dos columnas y ocho filas. El problema es que al "Actualizar etiquetas" sólo cumplimenta los campos de los dos etiquetas de la primera fila y de las dos de la última fila, dejando el blanco el resto de etiquetas intermedias. Por supuesto, en la base de datos de Excel no hay celdas vacías. ¿Alguna solución?
    Gracias de antemano.

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias Benjamin por seguir y compartir mis canales.
      Si el problema persiste, después de Finalizar la combinación al hacer clic en Editar documentos individuales, podría ser este error de Word, detectado en determinadas circunstancias. Ten en cuenta que yo no puedo reproducir el error. Únicamente, si me pasas los datos, podría enviarte el documento de combinación.
      Cuéntame cómo te va, al correo, y suerte.

  5. Benjamín Rausell

    Perfecto. Distes en el clavo. Se trataba de https://support.microsoft.com/es-es/help/898630/merge-fields-do-not-replicate-in-labels-in-a-mail-merge-document-in-wo.
    Sin embargo, yo trabajo con PC y Word 2007, y la solución es la misma: Desde el Asistente de correspondencia, en el paso 4 de 6, una vez editados los campos en la primera etiqueta y , situados en la misma, darle a F6 y posteriormente ya a Actualizar etiquetas. El resto no plantea ningún problema.
    Muchas gracias, Pepe, y enhorabuena por tus canales.

  6. Vladimir

    Tengo vinculado correspondencia entre archivos word y excel, tuve la necesidad de insertar 2 nuevos campos en el archivo excel pero que no aparecen en la correspondencia con word a pesar de hacer la actualización del vinculo, por favor agradecere su apoyo.

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias Vladimir por seguir y compartir mis canales:
      En el documento de combinación de Word, vuelve a Seleccionar destinatarios, elige el mismo libro y se actualizará automáticamente.

  7. Alberto Illa

    Buenos días. Tengo un Word que jala información de excel usando Correspondencia. trabajaba muy bien hasta hace unos días, sin embargo ahora al intentar editar la lista de destinatarios, Word se bloquea y no me queda otra cosa que cerrar a través del administrador de tareas.
    Revise sintaxis, copie los datos a un excel y word nuevo y sigue pasando lo mismo. Algún consejo ? gracias por tu ayuda.

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias Alberto por seguir y compartir mis canales:
      Esto puede ser un problema de licencia, de incompatibilidad con otros programas, complementos, etc.
      Para empezar a descartar, abre Word en Modo seguro. con Ctrl presionado, hasta que pregunte.
      Ya me vas contando al correo, está aquí, menú derecha, al final.

  8. Carlos Cuevas

    hola buenas tardes
    el error que se me presenta es que primero cargo la lista de los destinatarios y cuando aplico para hacer la combinación la lista me aparece en blanco, mas sin embargo probé desde otras dos maquinas y el proceso lo hace a la perfección y no entiendo porque ocurre

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias Carlos por seguir y compartir mis canales:
      Pásame al correo tus datos o un ejemplo, indicando los pasos que sigues, para que lo vea.

  9. Marianela

    Mi archivo de Excel tiene varias pestañas y necesito hacer uso de toda la información que ellas con tienen, aplique lo que aquí se describe funciona pero cuando requiero hacerlo con otra correspondencia aparece solo la base que tengo en la primera pestaña. La otra solución que aplique fue shift + f9 en cada campo y le agrego al final del nombre del campo #”0#” que es el formato que tienen las celdas numéricas (formato personalizado). No he terminado ya que por este método es muy tedioso, tengo una gran cantidad de campos que modificar, agradecería su ayuda.

    Saludos cordiales

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias Marianela por seguir y compartir mis canales:
      Para hacer otra combinación de correspondencia debes volver a seleccionar y editar la lista de destinatarios, que es tu otra hoja del libro de Excel. Así te aparecerán los nuevos campos.

  10. Walter

    Hola tengo un problema al combinar un archivo y es que al momento de hacer la combinación me cambia los datos y me les coloca un 0 cero. pero al revisar el archivo de excel la formula esta bien y el archivo esta bien. agradezco su ayuda

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias, Walter, por seguir y compartir mis canales:
      Mándame los archivos al correo que los revise. Mientras, revisa las configuraciones de intercambio dinámico de datos que cuento en las respuestas a otros comentarios

      1. shirley

        Hola, tengo el mismo problema, en mi lista excel tengo celdas con texto y al combinar me sale 0 en "Destinatarios de combinar correspondencia" de word.

        1. Pepe Martínez

          Muchas gracias, Shirley, por seguir y compartir mis canales:
          Pásame los datos al correo.

  11. Patricia

    Hola. A mi me pasa lo mismo que han expuesto: en el excel tengo un texto y en el documento combinado me aparece un 0. ¿Como te lo puedo enviar por mail?
    Gracias y saludos,

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias, Patricia, por seguir y compartir mis canales:
      Aquí, en el blog, un poco más arriba, al final del menú de la derecha, bajo contacto, tienes mi correo.

  12. Juan Carlos Castaño Gil

    Hola, en la hoja de calculo tengo un periodo de tiempo comprendido entre dos fechas y en el formato de world necesito escribirlo de la siguiente manera "UN (1) MES, DESDE EL 1 ENERO HASTA EL 31 DE ENERO". ¿hay alguna manera de lograr que a través de una formula excel cambie las fechas a ese texto en específico ? de antemano muchas gracias.

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias, Juan Carlos, por seguir y compartir mis canales:
      En Excel también, pero donde debes hacerlo en en Word editando los campos de combinación. Lee estas entradas sobre los modificadores de campo.
      Si, cuando lo hagas, no te sale, me mandas los archivos, o un ejemplo, al correo.

  13. Antonio Díaz

    Buen día Pepe, una duda, Cada que cierro el archivo de word y lo abro de nuevo tengo que volver a seleccionar el origen de los datos, es normal eso?
    Mi situación es que hice correspondencia de excel a word para crear cheques y utilizo el formato de moneda, y cada vez que cierro el archivo de word y lo vuelvo a abrir este me vuelve a pedir introducir el origen de los datos, hay alguna forma en la que se quede grabado el origen?

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias, Antonio, por seguir y compartir mis canales:
      No es lo normal y las causas pueden ser variadas, muchas de ellas se tratan en este hilo.
      Espero y deseo que lo soluciones y me comentes cuál era tu caso.

  14. VERONICA GAMEZ

    buenas tardes. mi problema es el siguiente
    al combinar mi correspondencia con la tabla de excel, los campos de números no los coloca con las comas de separador de miles, y algunos casos por ejemplo la cantidad de 500 y me coloca en el campo 499.9999
    no encuentro como corregir el error.

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias, Verónica, por seguir y compartir mis canales:
      Excel, y todos los programas, si no les indicas lo contrario, en el caso de Excel desde Opciones > Avanzadas > Opciones de edición > Usar separadores del sistema, usan la configuración regional del Sistema Operativo, a la que se accede desde el Panel de control.
      Respecto a los decimales, ocurre si provienen de cálculos, por la precisión de Excel. para evitarlo debes usar alguna función como entero o redondear, según el caso.
      Si persisten los problemas, me puedes contactar por correo.

  15. Lenin Laguna

    Buenas noches
    Por más que lo intento, no me funciona los códigos de campo para formato de separador de miles " { MERGEFIELD “nombre de campo” \# #,##0.00” } " ni para número de caracteres " { MERGEFIELD “nombre de campo” \# 000000” } " al importar con campo combinado de una hoja de excel.
    Estoy usando office 2019.
    Por favor sus sugerencias

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias, Lenin, por seguir y compartir, con tus contactos, mis canales:
      Creo que buscas este formato: \# ,0.00 para números con dos decimales y separador de miles (americano).

      1. Rafael

        No funciona, sigue apareciendo el numero con formato general

        1. Pepe Martínez

          Muchas gracias, Rafael, por seguir y compartir, con tus contactos, mis canales:
          Contáctame al correo con los detalles.

    1. Pamela

      Hola! Muchas gracias por compartir sus conocimientos. Lo que no puedo solucionar es lo siguiente: En mi base de datos tengo fecha y números, al hacer la combinación la fecha se transforma en hora y los números se reflejan como un gran número sin puntos ni el símbolo de la moneda. No puedo arreglarlo, por favor su ayuda! Gracias!

      1. Pepe Martínez

        Muchas gracias, Pamela, por seguir y compartir, con tus contactos, mis canales:
        Es lo que cuento en la entrada. Tienes dos formas de hacerlo, usar intercambio dinámico de datos o editando los campos de combinación. En el blog hay diversas entradas sobre el formato de campos (https://wordexperto.com/2017/06/13/formato-a-fechas-y-horas/).
        Si no lo solucionas, contáctame al correo.

  16. Rony

    Buenas Noches.
    Al querer usar Microsoft Query al momento de realizar la combinación de correspondencia para poder hacer uso de más de 01 hoja de excel, este no funciona. Me sale Word no pudo volver a establecer una conexion DDE con Microsoft Query para completar la tarea actual. Microsoft Query si funciona desde Excel.

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias, Rony, por seguir y compartir, con tus contactos, mis canales:
      Más allá de lo descrito en la entrada, el problema puede surgir por contener los títulos de los campos espacios, comillas, otros caracteres no imprimibles, por ser la ruta demasiado larga, más de 256 caracteres, alguna cosa de este tipo.
      Comprueba con un ejemplo sencillo que todo funciona bien.

  17. go Avila

    Pepe buen día. Tengo un documento word que combino con excel y al hacer la combinación, de un momento a otro me muestra tres 000 adicionales al lado derecho después de los dígitos decimales ($1.405.600 000). He realizado la combinación en otros equipos y me funciona perfecto, pero tengo en el equipo original este problema. Ya he revisado las etiquetas de combinación (ALT+F9) y todo se ve bien lo mismo con el formato numérico. Cómo puedo quitar estos ceros?? Muchas gracias

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias, go Avila, por seguir y compartir, con tus contactos, mis canales:
      El problema lo tienes en el Excel de ese equipo, por lo que comentas. Es muy difícil de averiguar. Comprueba en Opciones > Avanzadas > Edición todas las opciones, sobre todo Insertar automáticamente un punto decimal. Revisa los formatos de las celdas y vuelve a aplicarles un estilo de celda Normal y formato Contabilidad o Moneda. Prueba cambiando el formato a Número.

  18. alejandro jimenez

    Buen dia !
    antes que nada muchisimas gracias por su ayuda, mi error es el siguiente,
    Tengo mi archivo de Excel y mi word, pero al momento de insertar el campo combinado, me aparece uno de ellos con letras como chinas, nose porque ocurre esto y eso no me permite realizar la combinacion, e buscado como solucionar pero no lo logro aun

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias, Alejandro, por seguir y compartir, con tus contactos, mis canales:
      Por lo que cuentas parece que el documento esté corrupto o a punto de corromperse. Tendrás que hacer uno nuevo, desde cero o copiando todo excepto la última marca de formato. Si persiste el problema, mándame los archivos al correo.

  19. Leidy Vargas

    Buenas tardes, agradezco su colaboración con el siguiente error que se me presenta cuando combino la información de un Excel en un Word. No me muestra la información completa de una celda, queda cortada.

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias, Leidy, por seguir y compartir, con tus contactos, mis canales:
      Si usas el método DDE, como cuento en esta entrada, a no ser que tu versión de Office sea muy antigua, debería de funcionar. Se trata de un límite de 255 caracteres, dos elevado a ocho. Si no funciona con DDE puedes intentar engañar a Word añadiendo espacios en blanco, con la barra espaciadora, a la primera línea del campo en Excel.

  20. Joel Sánchez

    buenas tardes, yo tengo una duda que no he podido resolver, yo utilizo la correspondencia para generar unas cartas, las cuales en un cuadro viene cantidad, hay ocasiones que tengo que colocar 2 o mas cantidades en una celda pero al momento de hacer la finalización de la correspondencia me arroja solo un 0, este problema solo es cuando tengo varias líneas, ya que si es una sola linea si la crea como tal.

  21. Alicia

    Buenas tardes
    tengo un problema al hacer tratar de hacer la correspondencia no melo perite me dice que word no ha establecido conexion con el archivo de datos, ya lo habia hecho nates y sin ningun problema y ahora no me lo permite

  22. ana

    Buenas noches:

    yo manejo combinación de correspondencia, tengo una base excel y tengo casillas como por ejemplo hechos. Al momento de combinar con word me sale recortado el texto que tengo en la celda de excel. No me había pasado, y no se que mas hacer. Gracias

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias, Ana, por seguir y compartir, con tus contactos, mis canales:
      Esto debería de solucionarse al usar intercambio DDE, como indico en esta entrada. Si persiste, añade a la base de datos un primer registro, que luego descartarás, con más de 255 caracteres.

  23. ANDRES DUERO

    Hola, tengo un excel (.xlsm) como base de datos con varias pestañas, si aplico la solución de esta pagina, no me permite escoger la pestaña a la que quiero combinar con el documento. que puedo hacer?

  24. Arantza

    Hola Pepe, buenos días y gracias por compartir tus conocimientos.
    Tengo un problema al combinar correspondencia con Word y Excel 2013 para hacer etiquetas. En cuanto selecciono la lista de destinatarios, Word se queda pensando y al de unos segundos se cierra por completo. He guardado el excel en mi equipo, he definido los datos como tabla... no sé qué hacer
    Muchas gracias!

  25. Pamela

    Buenas tardes, estaba buscando una página que me ayude a poder solucionar un problema con correspondencia, la hice por medio una base de datos de excel, pero al momento de escoger los elementos no me aparece todos por ejemplo tengo 31 columnas de las cuales unicamente me muestra 16, como puedo corregir este error

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