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Referenciar varias veces a la misma nota al pie o nota al final

Reme, una de las primeras seguidoras del Blog, está elaborando un documento, en el que necesita referenciar varias veces a la misma nota al pie.

En diferentes ocasiones es necesario referenciar a la misma nota al pie o nota al final varias veces desde el documento principal. Por comodidad o por imposición de revistas científicas especializadas, que quieren una sola nota al pie para todas las citas de la misma fuente. Esto no es problema para Word, en esta entrada mostraré cómo hacerlo. Nos ayudará saber que las referencias a notas al pie y al final, en realidad son Campos y que el formato de las mismas, como el de todo, está controlado por estilos. En este caso el estilo Ref. de nota al pie.

Los campos los utiliza Word como marcadores de datos que cambian en el documento, como las numeraciones automáticas, de páginas, títulos, estilos; tablas de contenido; combinación de correspondencia etc. Tiene unos 90 diferentes pero se pueden combinar y anidar lo que les otorga posibilidades casi infinitas de personalización. Volveré en posteriores entradas a tratarlos.

La primera nota al pie se introduce normalmente y donde se quiera la segunda y sucesivas se inserta una Referencia cruzada, desde Referencias > Títulos > Referencia cruzada. En el cuadro de diálogo Referencia cruzada, de la lista desplegable Tipo se elige Nota al pie, dejando Referencia a: Número de nota al pie y en Para qué nota al pie: la que se quiera referenciar.

El cuadro de diálogo Referencia cruzada con las indicaciones para referenciar una Nota al pie

Las especificaciones para insertar la referencia cruzada

Clic en Insertar y ya está, solo que no está formateada como una referencia de nota al pie.

El formato se cambia de dos formas:

1.       Editando el campo:

Para ello se selecciona (Mayúsc+Flecha izquierda), se muestran los códigos del campo (Mayúsc+F9) y se añade al final \f. El campo aparecerá como: { NOTEREF _ Ref444329435 \h \f }.Seleccionar, F9 para actualizar y listo.

El modificador de campo \f inserta el formato del estilo Ref. de nota al pie. Se puede comprobar accediendo al cuadro de diálogo Campo desde Insertar > Texto > Explorar elementos rápidos > Campo

Los cuadros de diálogo Campo y Opciones de campo para NOTEREF y \f

El campo NOTEREF con el modificador \f

2.       Aplicando el estilo Ref. de nota al pie:

Se sabe que es este el estilo que Word aplica porque si se selecciona la primera referencia de nota al pie y hemos instalado en la Barra de herramientas de acceso rápido el comando StyleGallerieClassic, como recomendé en la entrada Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, nos lo muestra. Si no está instalado, al abrir el cuadro de diálogo Administrar estilos, desde el Panel de estilos, también lo muestra. Si en las Opciones del panel de estilos tenemos marcado como en la imagen, también se ve.

El cuadro de diálogo Opciones del panel de estilos con las especificaciones para ver todos los estilos con sus formatos aplicados en orden alfabético

Con estas opciones vemos todos los estilos con su formato en orden alfabético.

Bien, una vez identificado el estilo solo hay que aplicarlo a las nuevas referencias que se introduzcan.

También se puede pegar el formato de la primera referencia con el comando Copiar formato.

El estilo Ref. de nota al pie es un estilo de carácter, basado en Fuente de párrafo predeterminado, el estilo de carácter que usa Word por defecto, con la única diferencia que aplica a la fuente el efecto Superíndice.

El cuadro de diálogo Administrar estilos muestra el estilo aplicado a la selección

Desde este cuadro de diálogo también se ve el estilo aplicado a lugar seleccionado del documento.

Hay una tercera manera, aparentemente más fácil, pero no aconsejable, ya que no implica el uso de estilos (ver entrada ¿por qué usar estilos?), sino el de Formato directo. Consistiría en aplicar directamente el efecto Superíndice.

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Esta entrada tiene 5 comentarios
  1. Muy interesante. Tengo dos problemas que siempre me pasan cuando hay muchos cambios en un artículo con notas al final.

    1) se añaden notas al final y referencias cruzadas donde hace falta. Pero en un momento determinado se hace referencia a una nota que se ha insertado posteriormente en el texto: resultado, notas con numeración desordenada. ¿alguna forma de renumerarlas rápidamente?

    2) se hacen cambios en el texto, y se termina borrando el párrafo donde se insertó una nota por primera vez. A consecuencia, todas las referencias cruzadas ahora son un ¡Error! estrepitoso, sólo resoluble si te acordaste de guardar alguna versión anterior. ¿alguna forma de evitar o solucionar esto?

    1. Hola Fernando:
      Me alegro de que te parezca interesante y de que te sea útil. Agradezco tus comentarios.
      La principal causa de mal funcionamiento de la numeración de las notas, es el Control de cambios activado. Asegúrate de que no lo está y si lo estuviera, acepta o rechaza los cambios.
      En el resto de casos se soluciona comprobando en el cuadro de diálogo Notas al pie y notas al final que las opciones son las correctas. Asegúrate que Numeración es Continua y Aplicar cambios a: está a Todo el documento. Al pulsar Insertar o Aplicar se soluciona el problema. Al cuadro de diálogo se accede desde su lanzador en la esquina inferior derecha del grupo Notas al pie.
      Si esto no funciona se puede probar con nuestro amigo Buscar y reeemplazar (Ctrl+L), de dos maneras, para forzar la renumeración.
      Primera con comodines: Buscar: Formato > Estilo > Ref. de nota al pie y en Reemplazar con: ^& Significa por lo mismo.
      Segunda sin comodines: Buscar: ^f Reemplazar con: ^&.
      Desgraciadamente, para tu segundo comentario no hay solución, más que guardar copias. Word no puede adivinar que vas a eliminar algo que necesitas.
      Espero que te sea útil y nuevos comentarios y sugerencias.

  2. Buenos días,
    me parece muy interesante tu blog y esta entrada en particular.
    Tengo un problema porque necesito hacer lo que comentas aquí, insertar la misma nota al pie varias veces en un documento, pero quiero que aparezca el texto al pie en todas las páginas del documento donde la inserte.
    Es decir, que aparezca siempre con la misma numeración:

    Pag1:
    1.Nota al pie a.
    2.Nota al pie b.
    Pag2:
    3.Nota al pie c.
    1.Nota al pie a.
    4.Nota al pie d.

    Sólo he conseguido hacerlo manualmente, pero en las páginas donde sólo quiero añadir una nota al pie repetida (ninguna nueva) no hay texto al pie que pueda ampliar.

    Espero haberme explicado con claridad.
    Un saludo y muchas gracias por su ayuda con este blog.

    1. Muchas gracias Ana:
      Una posible solución sería añadir dos marcadores. Uno a todo el campo de la referencia cruzada de la nota, que puedes llamar Referencia1, referencia2 etc. Otro al texto de la referncia, en el pie de página, que puedes llamar Texto1, Texto2 etc.
      Una vez tenemos los marcadores, solo hay que insertarlos en el pie de página. Pulsas Ctrl+F9 y escribes Referencia1, flecha derecha. para salir de este campo, espacio, y, otra vez Ctrl+F9 para introducir la segunda Referencia cruzada, esta vez escribe el nombre del marcador del texto de la nota al pie: Texto1.
      Ya está.
      El problema es que estas referencias siempre estarán en la página en la que las pongas, que podría no ser la misma de la de la referencia al final de la edición. Por consiguiente, esto tienes que dejarlo para cuando tu documento esté completamente editado.
      Gracias de nuevo y espero seguir contando con tus comentarios.

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