Decía en la entrada anterior que las propiedades son campos. Word trae 14 campos de Información del documento. 13 son específicos y otro (DocProperty) para las personalizadas.
Estos campos los podemos usar, también para repetir texto automáticamente en diferentes lugares del documento, no solo en los encabezados y pies de página.
Propiedades del documento es otra de las funcionalidades más desconocidas y útiles de Word. Nos muestra distintos tipos de información del documento como el título, autor, número de palabras o fecha de creación. También se la conoce como metadatos.
Si algunos corruptos españoles la hubieran conocido, no los habría pillado el juez. Es famoso el caso de un ayuntamiento que celebró un contrato para un evento con una trama corrupta después de que el evento se hubiera celebrado. Fue detectado por la fecha de creación del contrato. Me refiero al caso del Ayuntamiento de Jerez que adjudicó un contrato a la trama Gürtel para la Feria de turismo. (más…)
Ya tengo una entrada publicada sobre Combinar varios registros en una sola carta , y es de las más visitadas del blog. Sin embargo, empecé por un ejemplo, tal vez demasiado complicado. En esta entrada, sugerida por un comentario de César, haré un ejemplo más sencillo con solo dos campos de combinación.
En las dos entradas anteriores hemos visto dos ejemplos del uso de estos modificadores de números. Aquí, a modo de resumen mostraré un ejemplo de todos. (más…)
Son muchas las ocasiones en las que queramos o tengamos que convertir números en letras. En la entrada anterior comentaba una de ellas, los números de página.
Otro caso muy común, en ambientes legales, en los que documentos como los contratos, deben añadir a las cantidades en número su conversión en letras.
Aunque el procedimiento es el mismo, hay alguna variante que mostraré aquí. (más…)
A pesar de que Word trae integrados diferentes formatos para numerar páginas, accesibles desde Insertar > Encabezados y pie de página > Números de página, también desde la cinta contextual Diseño de Herramientas de encabezado y pie de página, podemos necesitar o querer poner los números de página con letras. En determinado tipo de documentos queda más original y elegante.
Ya conocemos de otras entradas como funciona la numeración en Word, mediante campos. Estos campos tienen modificadores que permiten una gran variedad de soluciones. En esta entrada explicaré el necesario para conseguir este objetivo. (más…)
La fecha y la hora se pueden insertar en Word de dos maneras, como texto plano o como campos. De esta última forma, podremos, además, modificar el formato a fechas y horas y actualizarlas.
En el grupo Texto de la cinta Insertar, se encuentra el comando Fecha y hora que abre el cuadro de diálogo del mismo nombre. Ahí podemos elegir entre diferentes formatos para cada uno de los idiomas que tengamos instalados y habilitados en el programa.
A pesar de que la combinación de correspondencia en Word es muy completa y cuenta con reglas para aplicar numerosas soluciones, como las que vimos en personalizar la combinación de correspondencia, hay ocasiones en las que tenemos que recurrir a la edición directa en los campos. Una de ellas es cuando queremos o necesitamos agrupar varios registros en la misma carta.
Si tenemos una lista de clientes en la que un mismo cliente nos adeuda varias facturas y albaranes; una lista de alumnos, en la que el mismo alumno ha faltado a varias clases; una lista de propietarios de la comunidad, en la que el mismo propietario adeuda varios recibos o tiene varias propiedades etc. En todos estos casos, sacados de consultas de mis seguidores o de los foros en los que participo, y muchas otras, no es conveniente repetir cartas o mensajes de correo a cada uno de ellos. Es mejor, agrupar todos los registros de la misma persona en una sola carta o mensaje de correo. Esto es lo que intentaré explicar en esta entrada.
Sobre todo en ambientes legales, pero no solo ahí, utilizamos un mismo tipo de documento, pensad en un contrato, en el que la mayor parte del texto es la misma y solo cambian algunas como el nombre, dni, domicilio, teléfono, fecha etc. Si podemos Crear documentos automáticamente, ahorraremos mucho tiempo y trabajo.
Pues bien, en estos casos, utilizando las herramientas de marcadores y campos, que ya conocemos, podemos crear una plantilla que al abrir un documento nuevo, nos pregunte estos datos, los repita en el resto del documento donde sean necesarios, y lo rellene para cada caso concreto. (más…)
Aunque Word no es una hoja de cálculo, sí que permite realizar sencillas operaciones matemáticas. Importante, sobre todo en las tablas, así podemos hacer facturas directamente en Word, calculando productos y sumas al insertar fórmulas en una tabla.
Las fórmulas son Campos, la misma funcionalidad utilizada para numerar páginas o para combinar correspondencia y que hemos tratado en otras entradas. En esta entrada mostraré cómo hacerlo. (más…)
