Factura

Combinar correspondencia en archivos pdf individuales, con nombre.

Marcos, Vicerrector de la Universidad Politécnica de Cartagena, donde trabajo, tiene que hacer unos certificados por la asistencia a unos cursos que organiza su vicerrectorado. Son más de doscientos asistentes a los que enviar un certificado de asistencia con su nombre. La combinación de correspondencia de Word permite hacer los certificados personalizados, pero no permite guardar cada uno con su nombre, es decir, combinar en pdf individuales.

Estas son las entradas sobre el tema en el blog y este es mi curso sobre combinación de correspondencia en YouTube. En este último curso sobre combinación de correspondencia veos cómo, con la ayuda de pdf, podemos combinar y enviar adjuntos por correo electrónico. Lo que no podemos hacer, con las funcionalidades integradas de Word, es finalizar la combinación de correspondencia en archivos pdf individuales con nombre. Lo podríamos hacer instalando algún complemento como los que cito en Adjuntar archivos distintos en combinación de correspondencia.

La solución, por tanto, será una Macro como la que propongo en esta entrada.

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Adjuntar archivos distintos en combinación de correspondencia

Adjuntar archivos distintos, diferentes, en combinación de correspondencia es una de las funcionalidades, no disponibles en Word, que mayor demanda tiene. Son varias las entradas publicadas sobre combinación de correspondencia y siempre aparecen demandas de este tipo en los comentarios. Imagina que quieres enviar un correo electrónico a cada cliente, pero adjuntando la factura que te adeuda. Esto no es posible hacerlo con las funcionalidades integradas de Word.

Una aproximación sería colocar las facturas en una carpeta en la nube y enviar a cada uno, mediante combinación de correspondencia, un enlace a su factura, o archivo que se trate.

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Crear documentos numerados automáticamente en Word

En esta entrada veremos cómo crear documentos numerados automáticamente en Word. En muchas ocasiones, como facturas u otros documentos legales, necesitaremos crear nuevos documentos con un número que se vaya incrementando, también automáticamente, cada vez.

Es una pregunta que mis seguidores me hacen, con bastante frecuencia, en los comentarios a diferentes entradas. Es por lo que considero necesario escribir esta entrada para aclarar y unificar toda esta información dispersa por el blog. (más…)

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Hacer facturas en Word con combinación de correspondencia

Francisco Joaquín Jiménez es el presidente del Consejo de Estudiantes de la Universidad Politécnica de Cartagena, donde, como sabéis, trabajo. Recientemente ha sido elegido también presidente de la Coordinadora de Representantes de Estudiantes de las Universidades Públicas (CREUP). Tienen mucho trabajo para elaborar las facturas, de los actos que celebran, y me ha pedido ayuda para intentar automatizar el proceso.

Las facturas se pueden hacer automáticamente para cada evento, como los diplomas u otros, usando la funcionalidad de combinación de correspondencia de Word.

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Crear propiedades personalizadas

Ya hemos visto las Propiedades personalizadas y las Propiedades integradas que tienen todos los documentos de Word. Todas las podemos usar para repetir texto automáticamente.

A pesar de que hay 13 propiedades integradas, Word nos ofrece una lista, que podemos ampliar, de 27 más. Se encuentran en la ficha Personalizar del cuadro de diálogo Propiedades de Nombre del documento. (más…)

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Combinar varios registros en una sola carta en combinación de correspondencia.

Ya tengo una entrada publicada sobre Combinar varios registros en una sola carta , y es de las más visitadas del blog. Sin embargo, empecé por un ejemplo, tal vez demasiado complicado. En esta entrada, sugerida por un comentario de César, haré un ejemplo más sencillo con solo dos campos de combinación.

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Agrupar varios registros en la misma carta al combinar correspondencia.

A pesar de que la combinación de correspondencia en Word es muy completa y cuenta con reglas para aplicar numerosas soluciones, como las que vimos en personalizar la combinación de correspondencia, hay ocasiones en las que tenemos que recurrir a la edición directa en los campos. Una de ellas es cuando queremos o necesitamos agrupar varios registros en la misma carta.

Si tenemos una lista de clientes en la que un mismo cliente nos adeuda varias facturas y albaranes; una lista de alumnos, en la que el mismo alumno ha faltado a varias clases; una lista de propietarios de la comunidad, en la que el mismo propietario adeuda varios recibos o tiene varias propiedades etc. En todos estos casos, sacados de consultas de mis seguidores o de los foros en los que participo, y muchas otras, no es conveniente repetir cartas o mensajes de correo a cada uno de ellos. Es mejor, agrupar todos los registros de la misma persona en una sola carta o mensaje de correo. Esto es lo que intentaré explicar en esta entrada.

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