Vamos a utilizar las tarjetas de identificación que creamos en la entrada anterior, como ejemplo para insertar imágenes en combinación de correspondencia. Este es uno de los muchos ejemplos en los que tales imágenes son necesarias. En otros casos son recomendables y hacen nuestros documentos más profesionales y atractivos.
Hoy mostraré cómo añadir una foto y un logotipo a una combinación de correspondencia. Usaré un ejemplo sencillo de solo cuatro tarjetas para cuatro delegados a un congreso de las cuatro Universidades Politécnicas de España.
En primer lugar, hay que guardar las fotos de los delegados y los logotipos de las Universidades en sendas carpetas. Todas con la misma extensión, JPG tiene muy buena relación tamaño / calidad. Seguidamente, crear la Base de datos, para utilizar en la combinación, en un nuevo libro de Excel. También podría ser una Tabla de Access o del propio Word.
En las columnas Foto y Logo, hay que poner la dirección (ruta) de las imágenes, añadiendo el nombre al final. Las direcciones contienen Barras invertidas, que son símbolos que Word usa internamente en muchos procesos, como la inserción y modificación de Campos, por lo que no los reconocerá. Para que lo haga hay que doblarlas, es decir donde haya una, hay que poner dos. Esto lo hacemos rápidamente con Reemplazar (Ctrl+L).
Pues bien, ya tenemos los dos elementos necesarios para la combinación, la base de datos y el documento origen para combinar. Nos queda insertar los campos de combinación y Finalizar.
Para una adecuada colocación de fotos, nombres y logos, hay que insertar una tabla sin bordes en la primera etiqueta y ajustarla según nuestro gusto o indicaciones de la organización. Antes de insertar los campos de combinación de las imágenes hay que introducir un campo INCLUDEPICTURE, dentro del cual irá el campo de las imágenes.
Este campo lo podemos introducir con las técnicas descritas en esta entrada. Los demás campos de combinación se introducen desde Correspondencia > Escribir e insertar campos > Insertar campo combinado, eligiéndolo desde su lista desplegable.
Una vez terminada la primera etiqueta, clic en Actualizar etiquetas y Finalizar y combinar. A veces no se ve bien hasta que se actualizan los campos con F9. En todo caso al imprimir se actualizan todos los campos, si está marcado Actualizar campos antes de imprimir en Opciones > Mostrar > Opciones de impresión.
A todos mis seguidores y lectores, les deseo un nuevo año lleno de salud, felicidad y éxitos.
Si te ha gustado, sigue el blog y compártelo con tus contactos. Espero tus comentarios y sugerencias para nuevos temas. También puedes seguir el Curso avanzado de Word en mi canal de YouTube
Pingback: Crear etiquetas personalizadas para realizar tarjetas de visita o de identificación. Customize labels – WordExperto
Hola, ya lo intente y sigo teniendo el mismo problema, estoy usando word 2013, tengo tres archivos a usar: un pdf para cada destinatario, un word con una lista de los correos y la ruta del pdf y el excel con la base de datos con los nombres, correos, ruta del pdf y ruta de la imagen (la cual es una firma en imagen). Esta firma la necesito incluir al redactar el correo de saludo. He hecho varios procedimientos de diferentes tutoriales con el campo de IncludePicture, al hacerlo aparentemente todo va bien, el problema es cuando reviso los correos ya enviados, en los cuales me doy cuenta que la firma no se muestra al pie del correo como se debe.
Estoy usando una macro que me adjunta el pdf, y no puedo dejar de usarla ya que es necesario incluir el documento.
Espero me puedan ayudar.
Saludos.
Hola Patricia:
Encantado de que uses mi blog para tus consultas.
Puedes incrustar el pdf en Word y enviarlo como adjunto en el mensaje de correo electrónico. En el último paso Finalizar y combinar > Enviar mensajes de correo electrónico..., en Formato de correo, elige Datos adjuntos.
Para incrustar y vincular el pdf: Insertar > Texto > Objeto > Crear desde un archivo, marca Vincular al archivo y Mostrar como icono, seleccionas el pdf e Insertar o Abrir. Ya lo tienes incrustado en Word. Con doble clic se te abre el pdf.
Hola pepe.
Quiero adjuntar pdf personalizados, por favor tú me puedes indicar cómo realizarlo.
Pero aclaro, el cuerpo del correo tiene una imagen, y adicional debe ir un adjunto en pdf, que es un certificado personalizado.
En la red aparece una macro, que es la siguiente, pero esta no permite el incluir imágenes:
Sub combina()
Dim Source As Document, Maillist As Document, TempDoc As Document
Dim Datarange As Range
Dim i As Long, j As Long
Set objEmail = CreateObject("CDO.Message")
objEmail.from = "info@educadictos.com"
Dim bStarted As Boolean
Set oOutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
' Dim oItem As Outlook.MailItem
Dim mysubject As String, message As String, title As String
Set Source = ActiveDocument
' Check if Outlook is running. If it is not, start Outlook
On Error Resume Next
Set oOutlookApp = GetObject(, "Outlook.Application")
If Err 0 Then
Set oOutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
bStarted = True
End If
' Open the catalog mailmerge document
With Dialogs(wdDialogFileOpen)
.Show
End With
Set Maillist = ActiveDocument
' Show an input box asking the user for the subject to be inserted into the email messages
message = "Escribe el asunto que llevarán todos los emails" ' Set prompt.
title = " Email Subject Input" ' Set title.
' Display message, title
mysubject = InputBox(message, title)
' Iterate through the Sections of the Source document and the rows of the catalog mailmerge document,
' extracting the information to be included in each email.
For j = 1 To Source.Sections.Count - 1
Set oItem = oOutlookApp.CreateItem(olMailItem)
With oItem
.Subject = mysubject
.Body = Source.Sections(j).Range.Text
Set Datarange = Maillist.Tables(1).Cell(j, 1).Range
Datarange.End = Datarange.End - 1
.To = Datarange
For i = 2 To Maillist.Tables(1).Columns.Count
Set Datarange = Maillist.Tables(1).Cell(j, i).Range
Datarange.End = Datarange.End - 1
.Attachments.Add Trim(Datarange.Text), olByValue, 1
Next i
.Send
End With
Set oItem = Nothing
Next j
Maillist.Close wdDoNotSaveChanges
' Close Outlook if it was started by this macro.
If bStarted Then
oOutlookApp.Quit
End If
MsgBox Source.Sections.Count - 1 & " messages have been sent."
'Clean up
Set oOutlookApp = Nothing
End Sub
Hola Astrid:
Gracias por usar mi blog para mejorar tus conocimientos de Word.
La imagen la puedes incluir en el documento como el resto del texto fijo. Respecto al PDF, puedes usar un complemento de mi compañero Doug Robbins o una macro, para ejecutar en Directorio, de la web de los mvp de Word. En este enlace puedes ver las dos soluciones. Yo me decantaría por el complemento, aunque he de reconocer que no lo he usado. Doug es uno de los mejores expertos en combinación de correspondencia y puedes contactar con él.
https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_word-mso_win10-mso_2013_release/doug-robbins-merge-tools-tab-missing-after-windows/7a3f34bc-9152-40a5-9e10-6169a1bdaf72?auth=1
Muchísimas gracias, de nuevo, y espero seguir contando con tus comentarios.
Pepe mil Gracias por tu aporte.
Hola Pepe, hasta el cambio a la versión W10 usaba la macro que ha indicado Astrid para prepara emails con documentos adjuntos. A raíz del cambio de SO ha dejado de funcionar. La macro realiza todos los procesos excepto el envío de los mails. Uso Word 2016 y W10.
Gracias.
Hola Loli:
Gracias por usar mi blog. Revisa el enlace del comentario de arriba, que le ha funcionado a Astrid.
Gracias, de nuevo y espero seguir contando con tus comentarios.
Hola:
Realicé el procedimiento sugerido y parece funcionar pero al Finalizar y combinar>Editar documentos individuales aparece la imagen del primer documento en todos los demás.
Con la vista previa de resultados puedo ver las diferentes imágenes solo pero cada vez que cambio de resultado es necesario utilizar F9 para que la imagen se actualice.
¿Alguna idea?
Gracias
Así es Antonio. Ya lo advierto en la entrada. En todo caso, recuerda que al imprimir se actualizan automáticamente, si está marcada esta opción, con lo que no hay problema.
Muchas gracias por tus comentarios, espero seguir contando con tu apoyo.
Hola, yo marqué la opción de "Actualizar campos antes de imprimir" pero tengo el mismo problema, aparece la misma imagen en todos los documentos
Muchas gracias Andrés, por seguir y compartir mis canales y por tus comentarios.
Como ya comento en la entrada, a veces, hay problemas de actualización, pero si, por ejemplo, imprimes en pdf, que fuerza la actualización, sale perfecto. Si tienes algún problema, me contactas por correo.
gracias, de nuevo.
Buenos días Pepe, espero que todavía estes activo en el blog, y muchas gracias por el aporte, yo tengo un problema que no se francamente como resolver. He seguido los pasos y me funciona todo hasta el punto de que voy a los documentos editables doy a f9 y no se actualiza, asi que visualizo el código con shift y f9 entonces hay veo que si que se han cambiado las url de cada foto, doy otra vez f9 para visibilizarlas y sigue apareciendo la primera. De verdad que no lo entiendo me está volviendo loca muchas gracias.
Muchas gracias, Zaira, por seguir y compartir mis canales:
Si, da problemas, ya lo advierto en la entrada, pero si todo está correcto, al imprimir en pdf se actualiza. Haz la prueba y me comentas.
Hola, he hecho el procedimiento como lo muestras en el Blog. cuando le doy F9, veo que el campo include Picture después de dar F9, este contiene la ruta de cada foto, como se supone que debe ser. pero no aparece la foto. le doy F9 muchas veces, nunca trae la foto, esto lo estoy haciendo para 429 fotos. que debo hacer. cual es el problema? que estoy haciendo mal?
Hola Román:
Muchas gracias por seguir el blog. Probablemente no hagas nada mal. Si todo está correcto, ya advierto que muchas veces no se ven las imágenes hasta después de Finalizar y combinar.
Asegúrate de tenerlo todo correcto y llega hasta el final. Si no sale, me puedes mandar los archivos que los repase.
Hola Pepe....
Mi pregunta es puedo realizar una macro en combinar correspondencia y que se posicione directamente en el campo que necesito?
Datos los toma de una base de access.
Muchas gracias José por tus comentarios y seguimiento.
Claro que lo puedes hacer, pero casi todo está inventado. Mira si este complemento de mi compañero Doug Robbins tiene lo que necesitas:
https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_word-mso_win10-mso_2013_release/doug-robbins-merge-tools-tab-missing-after-windows/7a3f34bc-9152-40a5-9e10-6169a1bdaf72?auth=1
Hello to all, how is everything, I think every one is getting more from this website, and your views are fastidious in support of new viewers. kgeaadbkabdebkee
Muy buena solución, pero yo estaba buscando algo que inserte las fotos que tengo guardadas en drive de google. Trate de usar tu post pero a la final siempre termino con el ¡Error! Nombre de archivo no especificado. duplique las barras // de la url pero nada funciono.
Te agradecería si me dices como lograrlo
Saludos
Muchas gracias Diego, por tu seguimiento y comentarios.
No he probado con archivos en la nube. Copia algunas en un archivo físico de tu equipo y haz la prueba. Así descartamos este error. Ya me vas contando, directamente a mi correo.
Hola, gracias por la publicación, me funcionó perfecto en word 2013, hay que seguir instrucciones al pie de la letra
hola quería saber si es posible desde una nube, tomar las imágenes ??, si es posible es gustaría saber como lograrlo
desde ya muchas gracias
Muchas gracias Antonio por seguir y compartir mis canales:
Pues, la verdad, no lo he probado. El procedimiento es el mismo, doblar las barras de direcciones en la base de datos.
Hola, estimado Pepe. Que tengas un feliz 2019. Te hago una consulta: al hacer la actualización a todos los registros, se superpone un campo sobre otro, es decir, una etiqueta se monta sobre la otra (excepto las de la primera fila) ¿Sabes qué puedo hacer? Gracias y saludos desde Colombia,
Muchas gracias Misael por seguir y compartir mis canales:
Este problema ocurre, normalmente, por incompatibilidad con tecnologías «tablet».
Se puede obviar si usas el asistente, y en el cuarto paso, solo usas el teclado. Tab para desplazarte y F6 para Actualizar todas.
Cordial saludo,
Al realizar el paso de insertar el campo luego de presionar ctrl + F9 y escribir =INCLUDEPIECTURE otra vez ctrl + F9 y seleccionar el campo donde tengo las rutas de las imágenes, de inmediato sale un error que dice "!Marcador no definido, INCLUDEPI", te agradezco la ayuda que me puedas brindar
Muchas gracias Felipe por seguir y compartir mis canales:
Parece un error de ortografía, es includepicture.
Si no lo fuera, me puedes mandar los documento al correo.
Buen día, yo quiero insertar tabla en combinación de correspondencia se puede realizar?
Las tablas tienen diferentes tamaños en cuanto a filas, necesito ayuda de forma urgente quisiera algun contacto directo, por favor
Muchas gracias Brayan por seguir y compartir mis canales:
Si se puede hacer, pero no es fácil. Hay complementos que puedes usar para esto y alguna cosa más. En las respuestas a esta pregunta, tienes los enlaces para la descarga de los complementos y otras soluciones.
Buenos Días, Tengo un problema al hacer una correspondencia de correo electrónico cuando lo mando sin formato el correo si lo hace, pero cuando le pongo formato html hace como que envía el correo pero no hace nada esto me pasa en una computadora con windows 10 y office 2013.
Muchas gracias Juan por seguir y compartir mis canales:
Asegúrate de tener instalado Outlook, si persiste el problema, será por incompatibilidad con otro programa o complemento. Skippe es el principal responsable, la mayoría de las veces.
Hola, buena tarde! Saludos desde México!
Estimado Pepe, gracias por compartir tantos conocimientos y brindarnos este soporte!! Un excelente Blog!!
Mi duda o mejor dicho, petición de ayuda es lo siguiente:
aplicaré la combinación de correspondencia (opción envío de correo electrónico) para enviar un documento que contiene dos imágenes para votar (si o no), en estas imágenes quiero asignar un vínculo que contenga la respuesta (si o no) más el identificador del empleado, para que al dar clic en cualquiera de las imágenes abra una página de Internet que estará programada para tomar el número del empleado y mostrar un agradecimiento con su nombre.
No he encontrado la forma de insertar el vínculo a la imagen de tal manera que cuando se combine la correspondencia cambie por cada registro el valor del vínculo (identificador de empleado) que toma de un campo combinado de mi lista.
Alguna idea de cómo poder asignar el vínculo "dinámico" a estas imágenes?
Espero haberme hecho entender, y de antemano agradezco su valioso tiempo y ayuda.
Saludos y gracias!
Muchas gracias Roberto por seguir y compartir mis canales y por tus amables palabras:
Muy interesante tu consulta.
Inserta el vínculo en el documento y, después, edita el campo para reemplazar todo lo que haya después de Hyperlink con el correspondiente campo mergefield.
Hola. Muy interesante el blog, lo uso muchas veces cuando no se hacer algo en word, casi siempre consigo solucionar el problema siguiendo los pasos, pero hoy no y me estoy volviendo loco.
Lo uso para hacer fichas de elemenos de construcción para un trabajo, tengo 2 fichas por hoja.
Con el comando next delante de cada campo insertado consigo que los datos se monten siguiendo las dos fichas, pero con la imagen no puedo ya que con el next delante no me funciona y si lo meto dentro da error y no hay manera de que la foto se actualice como el resto de los datos
Mil gracias
Muchas gracias, José Gabriel, por seguir y compartir mis canales y por tus amables palabras:
Algún paso te saltas o haces mal. El campo next lo pone Word automáticamente, tu no tienes que poner nada.
Si tienes dos fichas por hoja, haz un tamaño de etiqueta personalizada de dos por hoja. En la primera pon la tabla sin bordes para incluir los campos de combinación que necesites. Las dos imágenes dentro de campos includepicture.
Repasa los pasos y cuéntame.
Hola. Admiro este blog aunque me da claridad sobre todo lo que aun me falta aprender en Word. Estoy intentando crear una plantilla de documento en la que al margen derecho de cada una de las páginas nuevas se repita un cuadro de texto o imagen con la rúbrica, para evitar tener que rubricar todas las numerosas páginas pegando dicha imagen manualmente a cada página. Es eso posible? Me podría decir cómo insertar la rúbrica en la plantilla de tal forma que cada nueva página siempre lleve la misma automáticamente? De ante mano muchas gracias y saludos.
Muchas gracias, Giselle, por seguir y compartir mis canales y por tus amables palabras:
Para que se repita en todas las páginas de esa sección, todas las páginas si solo tienes una sección, debes introducirlo desde el área de encabezado y pies de página. Lo introduces desde ahí y lo sitúas, arrastrando, en el lateral.
Ya ve! mil gracias. No sabía que pudiera introducirlo en el encabezado o pie de página y arrastrarlo hacia el margen lateral desde allí. De verdad le agradezco su generosidad.
Estoy tratando de hacerlo pero cuando ya le doy para que me muestre la vista previa, se borra el comendo y no me muestra nada. Estoy usando Word 2019, que puedo hacer?
Muchas gracias, Andrea, por seguir y compartir, con tus contactos, mis canales:
Ya comento en la entrada que cuesta de actualizar los campos. Imprímelo en pdf para ver si se actualizan. Si no se actualiza, comprueba los campos y me lo mandas al correo.
Hola Pepe! todo me sale perfecto, pero al compartir a otros usuarios el documento en Word no pueden ver las fotos porque la referencia está en mi computadora. Hay manera de convertir esa referencia para que puedan ver las imágenes en Word?
Muchas gracias, Gricelda, por seguir y compartir, con tus contactos, mis canales:
Efectivamente, los campos apuntan a una dirección de tu equipo. Fuera de tu equipo no se pueden ver en Word, solo impresos, aunque sea en pdf.
Hola. Uso el office profesional plus 2013. No responde al comando includepicture{} muestra en el documento para combinar los nombres de campos y se ve así: { Includepicture «foto» } (las marcas de doble mayor y menor que las incluye cuando se inserta un campo) y al poner Correspondencia - Vista previa, se reemplazan tales por los valores de la tabla excel y donde iría la foto pone: { Includepicture C:\\Users\\LUIS JIMENEZ\\Desktop\\1\\p\\PT\\Fot\\1.jpg } Pero aún luego de pulsar F9 no reemplaza esto por la foto que está en tal ruta. También intenté con la frase { includepicture {mergefield foto} } El caso es que no muestra la foto del campo 'foto' de la tabla de excel. Los demás valores si se muestran.
Intenté imprimiendo con la opción de actualizar antes de imprimir y tampoco. ¿Será otra instrucción en la versión en español que tengo?
Muchas gracias, Luis, por seguir y compartir, con tus contactos, mis canales:
No tiene nada que ver con la versión. Los campos funcionan desde las primeras versiones de Word. Hay algo que estás haciendo mal. Vuelve a leer despacio la entrada y sigue todos los pasos en un ejemplo sencillo que solo tenga la foto.
¡Hola, Pepe!
Estoy haciendo unos carnés combinando los datos con una hoja Excel.
Si todas las fotos son iguales no tengo ningún problema, pero tengo que hacer más de mil doscientos y las fotos son de diferentes tamaños.
¿Sabes cómo puedo conseguir que todas las fotos se ajusten al mismo tamaño en el carné?
Muchas gracias, Elena, por seguir y compartir, con tus contactos, mis canales:
Esto es un proceso independiente, y previo, de la combinación y que se puede hacer de muchas formas. Aquí tienes una: https://www.xataka.com/basics/como-redimensionar-muchas-imagenes-a-la-vez-sin-instalar-nada-ni-subirlas-a-internet
Enhorabuena por su blog, es muy interesante.
Pero lamentablemente a mi no me funciona lo que indica en el mismo, respecto al mailling con imágenes
Lo que pretendo es generar un archivo word/pdf en el cual cada registro/fila de la hoja excel se incluya en una página. Todos los campos funcionan correctamente, salvo que el campo de imagen no se actualiza manteniéndose con la imagen del primer registro
cuando incluyo una imagen en la tabla me aparece
{ INCLUDEPICTURE { MERGEFIELD "nidis_port_imag" } \*
MERGEFORMAT }
Pero en la generación del mailling ese campo SI CAMBIA en cuanto a su direccionamiento pero la imagen se mantiene la primera --es decir, no refresca-- a pesar de que selecciono todo y luego pulso F9 para actualizar.
Utilizo W10 Pro y MsOfficce 2019
EN la ubicación
https://drive.google.com/drive/folders/1eykWFsqrKI-FxvoJoh2pERU3yxxa-L_Q?usp=sharing
tiene todos los elementos para probarlo ud. mismo. Si lo consigue le agradecería me lo comunicara. (gmc.email@gmail.com)
Muchas gracias
Muchas gracias, Gabriel, por seguir y compartir, con tus contactos, mis canales y por tus amables palabras:
He descargado tus archivos y, al abrir la base de datos, he visto que no has doblado las barras, como indico en la entrada, ya no he seguido mirando.
Pepe hola yo estoy haciendo una combinación de correspondencia y aparentemente todo se ve correcto excepto las imágenes de fotos vinculadas muestran un error una "X Roja y dice que nos e puede mostrar la imagen vinculada, puede que se haya movido, cambiado el nombre o eliminado el archivo, compruebe que el vinculo señala al archivo y ubicaciones correctas" trate de corregir como indican en archivo y opciones avanzadas y nada, alguna idea de este tema, gracias de antemano
Muchas gracias, Plutarco, por seguir y compartir, con tus contactos, mis canales:
Como puedes ver, si lees los otros comentarios, hay muchos errores que normalmente se solucionan al imprimir en pdf. En tu caso, parece más bien, que no has doblado las barras de la ubicación de las imágenes. También podría deberse a que la ruta fuera muy larga. Haz pruebas colocando las imágenes en carpetas primarias.
Buenas Pepe, podrias indicarme algun video o explicacion para usar la combinacion de correspondencia pero vinculando graficos que no tienen siempre los mismos valores. Gracias
Muchas gracias, Rogelio, por seguir y compartir con tus contactos mis canales, y por tus amables palabras:
De esto trata esta entrada. Ocurre que, como cuento, a veces, da problemas para actualizar. Si no eres experto en el manejo de campos haz antes otras combinaciones más sencillas. Este es mi curso sobre Combinación de correspondencia: https://www.youtube.com/playlist?list=PLF1OL9sNXkSxGL52T9306FIUtzXOnhDwB y este es un ejemplo de una combinación compleja: https://www.youtube.com/watch?v=qSJ_V-GlVak&ab_channel=WordExperto
Buenas tardes Pepe, lo que pasa es que subo imagenes en mi correspondencia pero la imagen me sale muy pequeña, intente crear una tabla pero sigue igual muy pequeña, tu sabes alguna solucion para eso
Muchas gracias, Iván, por seguir y compartir mis canales:
Las combinaciones con imágenes son muy problemáticas. Hay que actualizar los campos, incluso varias veces. El uso de la tabla para ajustar el tamaño de la imagen es una buena idea. Debes hacerlo como explico en esta entrada: https://wordexperto.com/2023/03/09/insertar-imagenes-del-mismo-tamano-en-tablas/
No gay más.