Saltar registros en blanco al combinar correspondencia.

Es un problema muy común al enviar cartas, también para las etiquetas, que nos falten datos. Si hacemos una combinación de correspondencia normal, todos estos registros en blanco nos aparecerán como líneas blancas dando un aspecto poco profesional a nuestras cartas o etiquetas. En esta entrada aprenderás la forma más eficiente, hay más, de saltar registros en blanco al combinar correspondencia.

Esta imagen muestra nuestra base de datos. Se aprecian los diferentes registros en blanco.

Base de datos de ejemplo con registros en blanco para hacer una combinación de correspondencia

La disposición normal de campos para la combinación en una carta o en etiquetas sería:

Disposición normal de campos para una combinación de correspondencia

Simplemente, al previsualizar el segundo registro, que tiene dos huecos ya se aprecian los molestos párrafos vacíos.

El resultado de esta combinación de correspondencia no es profesional

Tenemos dos modificadores de campos que podemos usar para solucionar el problema. Son los modificadores b y f que: Especifican el texto que se va a insertar antes, en el caso del b o después en el caso del f, del campo de combinación si este no está en blanco.

De esta forma podemos quitar los saltos de párrafo después de los campos que tienen registros en blanco y usar uno de estos modificadores para añadirlo, cuando no esté en blanco.

La nueva disposición de campos queda así:

Le damos la vuelta al problema para usar este modificador. Si el registro no está en blanco añadirá el salto de párrafo antes del campo

El resultado es el esperado.

Para el mismo segundo registro han desaparecido las dos líneas en blanco del inicio.

Deseo que te guste y sea útil. Si es así sigue el blog y compártelo con tus contactos. Espero tus comentarios y sugerencias para nuevos temas.

También puedes seguir el Curso avanzado de Word en mi canal de Youtube.

 

Pepe Martínez

6 comentarios

  1. Buena tarde, mi problema es que tengo 30 registros en excel, pero al momento de querer visualizarlos en word solo me aparecen 29 registros?

  2. Buenas noches, su contenido me ha sido de mucha ayuda, quisiera consultarle lo siguiente:
    Para enviar diferentes correos tengo la siguiente información.
    Si la ciudad es Rosario debe contener hasta el primer parrafo, pero si la ciudad es distinta de Rosario debe haber un segundo párrafo con información personalizada como lugar del evento y otros distintos campos por modificar. Estaba tratando de buscar alguna condicional que me permita eliminar un párrafo o linea.
    Agradecería su apoyo ya que he estado intentando hace varios días.

    • Muchas gracias, Fiorella, por seguir y compartir, con tus contactos, mis canales:
      Esto, entiendo que puedes hacerlo con Reglas de combinación.

  3. Buenas noches.
    Muchas gracias por su ayuda.
    Me pasa un caso curioso. al añadir \b me funciona en campos de tipo carácter sin embargo no me funciona en campos de tipo numérico. Alguna solución para eso ¿?
    Gracias y un saludo.

    • Buenas,
      Esta solucionado. y también funciona con campos numéricos - Word no distingue el tipo de campo - El sufijo \b funciona cuando el campo es nulo. En mi caso era una BBDD con registros a 0 (cero) de ahí la confusión.
      Gracias y un saludo.

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