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Hacer facturas con combinación de correspondencia

Francisco Joaquín Jiménez es el presidente del Consejo de Estudiantes de la Universidad Politécnica de Cartagena, donde, como sabéis, trabajo. Recientemente ha sido elegido también presidente de la Coordinadora de Representantes de Estudiantes de las Universidades Públicas (CREUP). Tienen mucho trabajo para elaborar las facturas, de los actos que celebran, y me ha pedido ayuda para intentar automatizar el proceso.

Las facturas se pueden hacer automáticamente para cada evento, como los diplomas u otros, usando la funcionalidad de combinación de correspondencia de Word.

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Pegado especial. Actualizar información en diferentes documentos a la vez. Repetir texto con Vínculos OLE.

Continuamos viendo diferentes formas de automatizar documentos para no tener que repetir la escritura de elementos que se repiten en el mismo documento. En la entrada de hoy veremos esta opción del Pegado especial. (más…)

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Personalizar la Barra de estado

La Barra de estado es el elemento de la interfaz gráfica de un programa de software que presenta información sobre el estado del programa. En Word, la Barra de estado viene activada por defecto y se encuentra en la parte inferior del programa. En versiones anteriores a 2010 se podía ocultar, desde entonces no se puede. Bien es cierto que con una pequeña Macro se oculta pero solo temporalmente.  (más…)

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Insertar, actualizar y dar formato a fechas y horas

La fecha y la hora se pueden insertar en Word de dos maneras, como texto plano o como campos. De esta última forma, podremos, además, modificar el formato a fechas y horas y actualizarlas.

En el grupo Texto de la cinta Insertar, se encuentra el comando Fecha y hora que abre el cuadro de diálogo del mismo nombre. Ahí podemos elegir entre diferentes formatos para cada uno de los idiomas que tengamos instalados y habilitados en el programa.

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Restaurar la plantilla global Normal.dotm

La plantilla global Normal.dotm es la plantilla en la que se basan todos los documentos nuevos, que no están basados en otra plantilla, que creamos en Word. Almacena todos los ajustes, cambios y personalizaciones que hacemos en Word, excepto los Elementos rápidos que guardamos en Building blocks u otra plantilla global que hayamos creado. Esta plantilla se guarda en C:\Users\ Username \AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks\3082\16, donde 3082 es el código de idioma para el español de España y 16 el número de versión para Office 365.

Las plantillas globales ocupan el último escalón en la Jerarquía de la aplicación y se cargan cada vez que se inicia Word.

Si queremos modificar el aspecto de nuestros documentos nuevos, tipo y tamaño de fuente, espaciado, márgenes o lo que sea podemos modificar Normal.dotm, aunque en la mayoría de los casos, es mejor que creemos plantillas personalizadas para cada tipo de documento.

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Sustituir guion largo por raya para evitar problemas de división entre líneas

En otra entrada hablaba sobre Conservar texto junto. Hoy trataré el detalle de uno de los casos. El uso del guion largo provoca problemas en la división entre líneas en Word, tanto si se utilizan guiones para la división automática, como si no se utilizan.

Según la RAE (http://lema.rae.es/dpd/srv/search?id=kyRrDVgsOD6Xup8Dpt), que ya lo define como raya y no como guion largo:

Raya. 1. Signo de puntuación representado por un trazo horizontal (—) de mayor longitud que el correspondiente al guion (-) (→ guion2 o guion), con el cual no debe confundirse. Cuando se usan dos rayas (una de apertura y otra de cierre) para introducir un inciso dentro de un período más extenso, estas se escriben pegadas a la primera y a la última palabra del período que enmarcan, y separadas por un espacio de la palabra o signo que las precede o las sigue; pero si lo que sigue a la raya de cierre es otro signo de puntuación, no se deja espacio entre ambos.

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Repetir texto automáticamente en Word. Con marcadores y referencias cruzadas.

En muchos tipos de documentos necesitamos repetir texto, con la misma información, varias veces. Imaginad un contrato o un formulario, donde datos como el nombre, domicilio, documento nacional de identidad u otros se repiten varias veces. Solo hay que escribirlos una vez, Word se encarga, por nosotros, de repetirlo las veces que necesitemos. También es útil porque para el mismo tipo de documento, estos datos cambian de un documento a otro, pero siempre están en la misma posición. Así todos los contratos necesitan los mismos datos en idénticos lugares, pero estos datos cambian con cada contrato. Word puede Repetir texto automáticamente, con marcadores y referencias cruzadas, ahorrándonos mucho tiempo y trabajos (más…)

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Numerar hojas o folios. Numbering only odd pages

Antonio, es secretario de una Junta de Departamento en mi Universidad. Lleva un Libro de Actas de las reuniones en el que cada hoja o folio (no cada página), debe estar numerado correlativamente. Word numera bien las páginas correlativamente, utilizando el campo PAGE, pero no ocurre igual para numerar hojas. (más…)

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Conservar texto junto. Nonbreaking space, hyphen and lines

Word decide por su cuenta y riesgo cuando dividir las líneas de texto y la mayoría de las veces lo hace bien. Hay ocasiones, sin embargo, en que hay que mantener una misma palabra, o dos, juntas en la misma línea o varias líneas juntas en la misma página. Bien, en estos casos Word también dispone de las funcionalidades apropiadas para Conservar texto junto. (más…)

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