Hacer facturas con combinación de correspondencia

Francisco Joaquín Jiménez es el presidente del Consejo de Estudiantes de la Universidad Politécnica de Cartagena, donde, como sabéis, trabajo. Recientemente ha sido elegido también presidente de la Coordinadora de Representantes de Estudiantes de las Universidades Públicas (CREUP). Tienen mucho trabajo para elaborar las facturas, de los actos que celebran, y me ha pedido ayuda para intentar automatizar el proceso.

Las facturas se pueden hacer automáticamente para cada evento, como los diplomas u otros, usando la funcionalidad de combinación de correspondencia de Word.

Lo único que necesitamos es una base de datos, preferible en Excel, para que los campos de combinación de Word extraigan los elementos variables en cada factura: Destinatario, CIF, Asistentes, Importe, Evento etc.

Esta base de datos, a su vez, puede servirles a ellos de histórico y puede extraer algunas de sus columnas de la base de datos de universidades que ya tienen. Esto les facilitará otras tareas como hacer informes y resúmenes con Tablas dinámicas. Pero esto es un tema de Excel, fuera del alcance de este blog.

Muestra un modelo de factura para llenar con campos de combinación
Este es el modelo de factura que utilizan y que tenemos que llenar de campos de combinación.

Vamos a Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia. En Iniciar combinación de correspondencia, elegimos Cartas y en Seleccionar destinatarios nuestra base de datos de Excel.

La base de datos desde la que Word hará la combinación
La base de datos desde la que Word hará la combinación

Ahora, directamente, con las técnicas vistas en otras entradas, podemos introducir los campos de combinación o usando el comando Insertar campo combinado.

Ya tenemos la factura lista, con los campos de combinación insertados, para Editar
Ya tenemos la factura lista, con los campos de combinación insertados, para Editar documentos individuales

El resultado final son tantas facturas como inscritos tengamos en la base de datos. Cada una con sus datos
El resultado final son tantas facturas como inscritos tengamos en la base de datos. Cada una con sus datos

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Esta entrada tiene 5 comentarios

  1. Jose

    Hola,

    Gracias por el ejemplo! Me encanta tu blog!

    ¿Alguna idea de cómo se haría para varias referencias en una misma factura?

    Es decir, tengo un preciario completo y sólo quiero que aparezcan las referencias cuya cantidad es distinta de 0.

    Un saludo
    Jose

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias, José, por seguir y compartir mis canales:
      Creo que lo más sencillo es que filtres la lista de destinatarios.

  2. Marvin Eduardo casia jasinto

    Gracias por su respuesta

  3. Angel

    Hola, este ejemplo siempre es un solo concepto por factura. Como se podria hacer para hacer una sola factura pero con 3 o 4 lineas de conceptos??
    Estoy buscando tambien la forma de insertar una tabla de Excel directamente en un solo lugar del documento, como si fuera un "todo" por que es un presupuesto donde puede tener varias lineas, mas o menos como lo que te he comentado de las facturas. Tienes algun ejemplo para verlo? Gracias

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