Crear documentos automáticamente con MS Word

Sobre todo en ambientes legales, pero no solo ahí, utilizamos un mismo tipo de documento, pensad en un contrato, en el que la mayor parte del texto es la misma y solo cambian algunas como el nombre, dni, domicilio, teléfono, fecha etc. Si podemos Crear documentos automáticamente, ahorraremos mucho tiempo y trabajo.

Pues bien, en estos casos, utilizando las herramientas de marcadores y campos, que ya conocemos, podemos crear una plantilla que al abrir un documento nuevo, nos pregunte estos datos, los repita en el resto del documento donde sean necesarios, y lo rellene para cada caso concreto. Ya hemos visto cómo repetir texto en el documento, solo nos falta insertar el campo apropiado y guardar como plantilla, para poder reutilizarlo las veces que necesitemos. Estamos de suerte, Word incorpora el campo Fillin, que es quien se encarga de esto.

Partiendo del documento creado en la entrada anterior, hay que insertar un campo fillin en el mismo lugar donde se introducen estos datos variables por primera vez, que es donde tenemos los marcadores. Podemos hacerlo desde Insertar > Texto > Explorar Elementos rápidos > Campo... o directamente con Ctrl+F9. Este campo solo tiene un argumento obligatorio, la Instrucción, que hace referencia a la pregunta que hacemos para insertar el dato variable y que ha de ir entrecomillada.

Así pulsamos Ctrl+F9 y escribimos fillin " Escriba aquí el nombre".

Crear documentos automáticamente. El campo fillin, un marcador y su ventana emergente
Aquí vemos el campo Fillin insertado donde está el marcador y la ventana del campo pidiendo que escribamos el nombre. Nombre que se repetirá en todos los campos Ref nombre del documento.

Una vez insertados todos, Guardar como, en Tipo: elegimos Plantilla de Word, nos aparece la ubicación por defecto C:\Users\NombredeUsuario\Documents\Plantillas personalizadas de Office. Cada vez que queramos crear un nuevo contrato, vamos a Nuevo > Personal y allí aparecerá con el nombre que le dimos en el paso anterior.

Espero que te guste y sea útil, si es así sigue el blog y compártelo con tus contactos, así como, comentarios y sugerencias para nuevos temas.

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Esta entrada tiene 27 comentarios

  1. elizabeth

    Hola buenas tardes, recien entro a tu blog, quiero saber si puedes responder una duda que tengo sobre Word, existe algun tipo de atajo o plantilla (no se como llamarlo) para poder insertar numeros progresivos a documentos, por ejemplo del 1 al 130, en un lugar especifico del documento, o en su caso un texto, igual para 130 paginas.

    1. Pepe Martínez

      Hola Elisabeth:
      Gracias por usar mi blog.
      Para crear documentos con números secuenciales, tienes que usar marcadores y una macro Auto_New.
      La segunda solución, muy inteligente por tu parte, sería guardar el texto fijo en otro documento, e insertarlo en el nuevo con campos embed.
      Puedes guardar en la galería de elementos rápidos cualquier texto.
      Finalmente, puedes hacer una combinación de correspondencia, con el texto fijo y combinarlo con una tabla de Excel que tenga los números consecutivos, muy fácil y rápido de hacer.
      Muy oportuna tu pregunta, seguro que en el futuro dedicaré más entradas a este tema.
      Gracias, de nuevo, y espero continuar contándote entre mis seguidores.

  2. Eduardo Sánchez Romero

    Señor Pepe muy buenos días.
    Como muy bien lo define en esta entrada, es de mi interés recibir su orientación para crear en la plantilla una lista desplegable.
    De antemano gracias por su aporte y colaboración.

    1. Pepe Martínez

      Hola Eduardo:
      Las listas desplegables se usan, sobre todo, para otro tipo de documentos como los formularios. También anoto el tema para el futuro.
      Tienes que ir a Desarrollador > Controles > Control de contenido de lista desplegable, estando en Modo edición. Una vez insertado, clic en Propiedades para en su cuadro de diálogo poner el título y Agregar los elementos de la lista.
      Muchas gracias por tus comentarios.

      1. Eduardo

        Gracias....por la instrucción, pero es posible que el Control de contenido de lista desplegable también se guarde en la plantilla y que aparezcan una ventana como las que salen con el uso de Fill-in.
        Gracias

        1. Pepe Martínez

          Guardar en la plantilla, Eduardo, no es problema, están pensadas para ser usadas en plantillas. Lo otro requiere de hacerlo mediante formularios vba, no con controles de formulario y campos.
          Un abrazo.

  3. Manuel

    Buenas he leído algunos de sus artículos, gracias por publicar, tengoo un par de dudas, quiero que hacer una plantilla de unas facturas creadas con word, la cosa es que necesito que se duplique la factura (datos que varian y fijos en una segunda hoja de word pero que tendría partes no imprimibles ¿hay forma de hacerlo sin tener que recorrer la segunda hoja presionando f9 en los campos repetidos (de una tabla).
    Otra solución seria saber si podría incluir una imagen en una casilla de una tabla y ponerla de modo imprimible / no imprimible de forma fácil.

    Gracias de antemano.

    1. Pepe Martínez

      Gracias Manuel:
      Si te entiendo bien, puedes imprimir dos copias en pdf o duplicar los datos en dos hojas en la plantilla.
      Para los elementos no imprimibles, puedes usar Texto oculto, incluso para las imágenes en las tablas. Puedes usar su atajo de teclado Alt+Mayús+Q o cambiarlo.
      Gracias, de nuevo y espero seguir contando con tu participación.

  4. Ariel

    Hola, estaba viendo tu blog y realmente es muy útil y didáctico. Quería hacerte la siguiente pregunta:
    Tengo que hacer un texto con datos técnicos, donde el tipo de datos se repite, tipo agenda telefónica. Mi duda es como hacer que me siga preguntando para llenar el formulario una y otra vez hasta terminar la carga de los mismos y a la vez generar el texto con los datos cargados uno abajo del otro... no se si me hago entender. Muchas Gracias!!!

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias, Ariel, por seguir y compartir mis canales y por tus amables palabras:
      Si te entiendo bien, es posible que lo que necesites sean otras herramientas. Las hay también de Google, las de Microsoft son Forms y Excel. En Forms vas haciendo las preguntas, lo publicas o compartes, los demás lo llenan y tienes resúmenes, e informes, en el mismo Forms, y los datos en Excel.
      Si no es esto, dame más detalles.

  5. Eduardo

    hola , estaba viendo tu pagina y me ha servido mucho el material.
    Logre hacer un documento con campos fill in que se completa automáticamente con una macros (la copie).
    Pero estoy hace bastantes dias intentando que el documento se guarde en una ruta especifica : C:/user/eduardo/desktop/ con el en nombre de un campo fill in y ademas saber si puedo crear un campo en donde es una fecha ingresada por fill in + 1 dia.
    saludos

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias Eduardo por seguir y compartir mis canales y por tus amables palabras:
      En este hilo del foro de Microsoft tienes algunos ejemplos, para que veas como se pone nombre y se añade fecha. Puedes buscar más ejemplos en la web para adaptarlos a tu código.
      Este código cambia un marcador llamado Mydate con la fecha de mañana. Fecha + 1: With ActiveDocument.Bookmarks("MyDate").Range
      .InsertBefore Format(Date + 1, "dd mmmm yyyy")
      End With
      Ya tienes varias ideas para tu macro.

  6. Bernabe

    Pepe tienes un excelente blog, me haz ayudado en considerables situaciones

  7. JUAN RIVERA

    HOLA PEPE ME GUSTARIA SABER COMO CREAR UNA BASE DE DATOS DONDE RELLENE Y A SU VEZ QUE ESTE EL FORMULARIO LLENO ME CREEO UN CONTRATO CON LOS DATOS SUMINISTRADO S.. GRACIAS DE ANTEMANO MUY BUEN BLOG LO FELICITO

  8. Melissa Fernández

    Buenos días, por favor, no sé si pueda ayudarme, quisiera saber si existe algún atajo o plantilla (no se como llamarlo) para poder insertar números específicos a un documento word, por ejemplo tengo un listado en excel con una seria de números diferentes, y lo que necesito es agregar estos datos en un párrafos específicos de un documento.
    Lo que he hecho hasta ahora, es en archivo excel, crear un campo "ORDEN", y en ese columna agregue todos los números, luego en el word utilice la correspondencia para importar el listado, y desde el word inserto cada campo en los parrafos correspondientes, sin embargo en muchas ocasiones el documento es muy amplio, tanto que hay que agregar el campo por ejemplo en mas de 100 parrafos, y eso suele demorar al usuario final.
    No sé si estoy haciendo bien el procedimiento, o si hay alguna manera más practica para que el usuario no tenga que estar insertando el campo en cada párrafo.

    Muchas gracias de antemano.

  9. Beñat

    Buenos días Pepe,

    Tengo una duda sobre rellenar campos de manera automática: habitualmente tengo que rellenar unos informes con cierta información que digamos está tablado, esto es, para un número X1 que debo introducir en un campo, me tiene que salir la información Y1 y Z1 en otros dos campos, para un numero X2, Y2 y Z2 y así sucesivamente. ¿Hay alguna forma de automatizar esto y que con solo introducir el numero X el propio Word me devuelva los datos Y y Z que serán previamente alimentados al sistema?

    Gracias de antemano!

  10. Andrés

    Buen día Pepe,
    Requiero construir un documento que voy a enviar a varios lugares y personas, las necesito imprimir. Existe forma de que word tome una lista y genere todos los documentos para la impresión? Gracias.

  11. Ignacio

    Buenos días.
    En primer lugar, como graduado en Derecho y proyecto de abogado, no sabes lo contento que estoy de haber encontrado tu contenido. Como bien sabes, para temas legales esta información vale oro porque ahorra mucho tiempo y esfuerzo.
    En segundo lugar, quería preguntar si es posible que cuando llamo a un marcador con REF, aparezca subrayado el texto resultante. Lo digo porque he descubierto que puedes atribuir que aparezca con mayúscula o minúscula, pero no en negrita y/o subrayado.
    Saludos!

    1. Pepe Martínez

      Muchas gracias, Ignacio, por seguir y compartir mis canales y por tus amables palabras:
      Para esto no necesitas modificadores solo aplicarlo directamente al campo, al código del campo. Si el código del campo, REF en este caso, está en negrita su valor también lo estará.

      1. Ignacio

        Gracias por tu pronta respuesta.
        El tema está en que el campo de fill in, una vez creado y que luego debe repetirse cuando lo he puesto como marcador, necesito que en determinadas ocasiones se repita la información pero cambiando por ejemplo, que esté en negrita o subrayado.
        Específicamente, tengo en una plantilla el nombre del cliente, que cuando se ha introducido en fill in está en negrita y mayúsculas, y posteriormente me interesa que ese nombre aparezca pero sin estar en negrita, si no subrayado y con la primera letra mayúscula. No sé si es posible o me he explicado bien, muchas gracias Pepe!

        1. Pepe Martínez

          No es el campo fillin el que tienes que poner en negrita o subrayar sino el campo REF. Para la primera mayúscula debes añadir el modificador FistCap. Si Word inserta automáticamente el modificador Mergeformat cámbialo, o insértalo directamente, por Charformat.

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