WordExperto

Repetir texto automáticamente en Word. Con marcadores y referencias cruzadas.

En muchos tipos de documentos necesitamos repetir la misma información, varias veces. Imaginad un contrato o un formulario, donde datos como el nombre, domicilio, documento nacional de identidad u otros se repiten varias veces. Solo hay que escribirlos una vez, Word se encarga, por nosotros, de repetirlo las veces que necesitemos. También es útil porque para el mismo tipo de documento, estos datos cambian de un documento a otro, pero siempre están en la misma posición. Así todos los contratos necesitan los mismos datos en idénticos lugares, pero estos datos cambian con cada contrato. Word puede Repetir texto automáticamente, con marcadores y referencias cruzadas, ahorrándonos mucho tiempo y trabajos

Son varios los métodos de hacerlo, algunos necesitan programación en VBA y todos se basan en la utilización de Campos y Marcadores, bien sea directa o indirectamente.

Pretendo hablar de varios de ellos en este blog y hoy me referiré al más sencillo de todos.

Escribimos el texto que queremos repetir, lo seleccionamos y le ponemos un Marcador, desde Insertar > Vínculos > Marcador. En el cuadro de diálogo Marcador, lo llamamos Nombre, por ejemplo.

El cuadro de diálogo marcador. En este caso el texto seleccionado es un nombre y lo vamos a repetir en otros lugares del documento

Vamos al lugar donde queremos repetir el texto e Insertar > Vínculos > Referencia cruzada. En el cuadro de diálogo Referencia cruzada, en Tipo:, seleccionamos Marcador y en Referencia a: Texto del marcador. Repetimos las veces que necesitemos para el resto de datos y ya está.

El cuadro de diálogo Referencia cruzada con el marcador Nombre para insertar

Conociendo ya, como conocemos, el funcionamiento de los campos, el último paso de insertar la Referencia cruzada, se puede hacer directamente, presionando Ctrl+F9 y escribiendo REF Nombre o, incluso, directamente el nombre del marcador, sin necesidad de escribir el nombre del campo REF. Es decir Ctrl+F9 y escribimos entre los corchetes del campo Nombre. Salimos del campo y con F9 se actualiza.

Ejempo del campo REF con el marcador Nombre. En primer lugar se ve el marcador. Después las dos formas de introducir directamente el campo REF y , por último, el resultado.

En una próxima entrada mostraré cómo crear documentos automáticamente utilizando estas técnicas.

Las entradas de Autocorrección, también son una manera de escribir textos largos que usamos frecuentemente, de una forma rápida.

Desde su publicación, esta es la entrada más visitada del blog. Esto me ha llevado a continuar con este tema, de tanto interés para la mejora de la eficiencia y aumento de la productividad, objetivos fundamentales de Office y de este blog:

A mi hijo José Domingo y a su novia Annemarie, con retraso, por su compromiso de boda.

Espero que te guste y sea útil. Si es así sigue el blog y compártelo con tus contactos, así como comentarios y sugerencias para nuevos temas.

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